Am 1. Januar 2009 trat das Gesetz zur Reform des Personenstandrechts in Kraft. Das neue Gesetz schreibt vor, dass Personenstandsregister zukünftig nur noch elektronisch zu führen sind. Die Unterschrift des Standesbeamten unter der Beurkundung von Geburten, Eheschließungen, Lebenspartnerschaften und Sterbefällen wird ersetzt durch eine qualifizierte digitale Signatur. Ausgedruckt werden die Einträge nicht mehr; die Personenstandsbücher in Papierform (Buchform) werden abgeschafft. Der Standesbeamte "überführt" stattdessen die Daten in das elektronische Personenstandsregister, wo sie bis zu 110 Jahre sicher und recherchierbar zu speichern sind.

Der Gesetzgeber knüpft hohe technische und organisatorische Voraussetzungen an die Führung elektronischer Personenstandsregister. Die Citkomm erfüllt mit ihrer langjährigen Erfahrung auf den Gebieten Application Service Providing und Archivierung die besonderen Anforderungen an den Betrieb einer solchen Lösung.

Seit 1. Januar 2010 betreibt die Citkomm ein elektronisches Personenstandsregister und gewährleistet eine revisions- und rechtssichere Langzeitspeicherung mit zentraler Datenhaltung der Personenstandsurkunden und dezentralen Zugriffen durch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Standesämter.

Das Standesamt Menden nutzte als erstes Amt im Kundengebiet der Citkomm deren elektronisches Personenstandsregister und Signaturkarten-Service. Seit 4. Januar 2010 verfügen die Standesämter in Menden Einträge ausschließlich in das elektronische Personenstandsregister. Alle Beurkundungen von Personenstandsfällen konnten problemlos im elektronischen Personenstandsregister und im Sicherungsregister gespeichert werden.

In Vorbereitung hierzu hatte Johannes Höhmann, Leiter der Citkomm-Registrierungsstelle, nach vorheriger persönlicher Identitätsüberprüfung der Standesbeamten die beantragten Signaturkarten an Manfred Gies, Standesamt Menden, übergeben. Mit den Signaturkarten können die Mendener Standesbeamten Eintragungen im elektronischen Personenstandsregister vornehmen. Die "Unterschrift" erfolgt mit der Signaturkarte.

Die Registrierungsstelle der Citkomm darf nach entsprechender Qualifizierung Anträge nach dem Signaturgesetz für Karten der Deutschen Telekom (T-Systems) entgegennehmen und die Identität des Antragstellers verbindlich prüfen.

Der Signaturkarten-Service der Citkomm beinhaltet Signaturkarten für die Erstellung qualifizierter, elektronischer Signaturen nach deutschem Signaturgesetz, Kartenleser und weitere dazugehörige Leistungen. Die Citkomm bietet diesen Service in Zusammenarbeit mit der Deutschen Telekom an.

Die seitens der Citkomm angebotenen Signaturkarten enthalten deshalb noch weitere Schlüssel, die zur Authentisierung, Verschlüsselung und Signatur von elektronischen Kommunikationsvorgängen eingesetzt werden können. Dies kann z.B. die Signatur und Verschlüsselung von E-Mail-Kommunikation mittels des Standards S/MIME sein. Die zusätzlichen Schlüssel sind auf dem rechtlichen Niveau der fortgeschrittenen Signatur.

Die für die qualifizierte digitale Signatur erforderlichen Kartenleser können die Kunden über die Citkomm bestellen. Darüber hat die Citkomm mit der Deutschen Telekom AG (T-Systems) einen "Vertrag über die Registrierungstätigkeit für den akkreditierten Zertifizierungsdiensteanbieter Deutsche Telekom AG" abgeschlossen und Aufgaben im Sinne des § 4 (5) des Signaturgesetzes übertragen bekommen. Die Citkomm kann alle notwendigen Schritte von der Antragstellung über das Identifizierungsverfahren bis hin zur Ausstellung der Signaturkarte selbst durchführen.

Beim elektronischen Personenstandsregister hat sich die Citkomm für das Produkt ePR-Server des Verlages für Standesamtswesen (VfSt )in Frankfurt entschieden.

Der ePR-Server wurde als Serversoftware unter JEE entwickelt und läuft auf einem JBoss Application Server. Der ePR-Server ist mandantenfähig, wobei die Anzahl der Mandanten technisch nicht beschränkt ist.

Die Citkomm stellt dem jeweiligen Kunden einen Mandanten auf der zentralen ePR-Server Infrastruktur zur Verfügung. Diese Infrastruktur besteht aus dem ePR-Server (Personenstandsregister), einer zentralen Signaturprüfung sowie einer Hashbaum-Verwaltung zur Integration eines Zeitstempeldienstes, dem abgesetzten Sicherungsregister und dem AutiSta-Server. Die Citkomm gewährleistet den langfristigen, rechtskonformen Betrieb des elektronischen Personenstandsregisters gemäß Personenstandsverordnung.

Die zu speichernden Registereinträge werden in einer MS-SQL-Datenbank archiviert. Die Speicherung der Daten erfolgt automatisch sowohl im Erstregister (früher Erstbuch) als auch im Sicherungsregister (früher Zweitbuch). Gemäß der Auflage im § 7 der Personenstandsverordnung ist das Sicherungsregister in einem anderen Gebäude der Citkomm untergebracht. Für die Ablage der Suchdaten wird eine separate Datenbank geführt. Die dauerhafte elektronische Beweiswerterhaltung im elektronischen Personenstandsregister wird durch die Softwarelösung digiSeal®archive der Fa. secrypt GmbH, Berlin, gewährleistet.

Für Nutzer der Fachanwendung AutiSta des VfSt stellt die Citkomm alternativ zur Anbindung über die ePR-Webschnittstelle einen zentralen AutiSta-Server (Kommunikationsserver) bereit, der aus der Anwendung heraus unmittelbar mit dem spezifischen Web-Service des VfSt kommuniziert.

Die Citkomm komplettiert ihr Angebot für Standesämter mit dem Hosting des Verfahrens AutiSta. Für Nutzer des AutiSta-Hostings erfolgt die Anpassung von AutiSta im Rahmen des Hosting-Service durch die Citkomm.

Das Jahr 2010 bringt vielfältige Änderungen mit sich: Steueränderungen, Änderungen beim Kindergeld, Einführung des einheitlichen Ansprechpartners, Änderungen für Autofahrer, Einführung von ELENA, um nur einige zu nennen. Auch in den Standesämtern ist ein neues Zeitalter angebrochen. Vorbei ist die Zeit der papiergeführten Personenstandsbücher. Seit Jahresbeginn wird in zahlreichen Standesämtern im Verbandsgebiet des krz elektronisch beurkundet, d.h. die beurkundeten Personenstandsfälle werden mit Hilfe der elektronischen Signatur in das elektronische Personenstandsregister (ePR) überführt. Auch wenn die neue Personenstandsverordnung für die Einführung des elektronischen Personenstandsregisters eine Übergangsfrist bis zum 31.12.2013 vorsieht, nutzen jetzt schon die Standesämter der Kommunen Bünde, Espelkamp, Herford, Hiddenhausen, Kirchlengern, Lage, Lübbecke, Lügde, Minden, Rödinghausen und Schieder-Schwalenberg den Frühstartervorteil. Denn: je früher mit der Umstellung begonnen wird, umso weniger Arbeit fällt beim Überführen und Nachsignieren der Altdaten in das elektronische Personenstandsregister an.

Die Standesämter machen damit einen großen Schritt in Richtung des papierlosen Büros: Ausdrucke, die dann über einen langen Zeitraum in Archiven aufbewahrt werden müssen sind nicht mehr nötig. Alle Personenstandseinträge werden digital signiert und in einer hochsicheren Umgebung abgelegt. Diese ist auf zwei Standorte des krz aufgeteilt und nutzt für eine noch größere Sicherheit zwei unabhängige Speichermedien - eine Oracle-Datenbank und das Ceyoniq-Archiv des krz - zur Speicherung.

Die Speicherumgebung wurde in Zusammenarbeit mit dem Verlag für Standesamtswesen aufgebaut und erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen, wie die Signaturlangzeiterhaltung, für die Speicherung der Personenstandsdaten über einen Zeitraum von bis zu 110 Jahren. Weitere Umstellungen sind schon geplant und werden kurzfristig folgen.