Hilfe | Demo
PSt-Bücher in Polen
2Tryb postępowania przy wydobywaniu odpisów aktów stanu cywilnego.
Wszystkie akta stanu cywilnego przechowywane w polskich USC i archiwach państwowych mają pełną moc dowodową pod warunkiem, że w czasie w którym były one sporządzane, prawo uznawało je za dokumenty mające urzędową moc dokumentów publicznych. Nie ma tu znaczenia kto rejestrował zdarzenie (urzędnik czy duchowny), ani to w jakim były języku pisane. Ważne jest czy forma rejestracji była prawnie uznawana przez państwo. Taką moc dowodową mają akty stanu cywilnego sporządzane przez byłe niemieckie USC od 1.10.1874 roku. Nie mają jej natomiast księgi metrykalne sporządzane na tych samych terenach i w tym czasie przez urzędy parafialne i gminy wyznaniowe.
Wszystkie księgi archiwalne podlgają tym samym przepisom o ich prowadzeniu, przechowywaniu i zabezpieczaniu. Obowiązkiem kierownika USC jest dbałość o zawartą w tych aktach prawdę obiektywną. Należy więc w nich wpisywać wzmianki dodatkowe o zdarzeniach, które nastąpiły po sporządzeniu aktu i mają wpływ na jego treść i ważność. Wpisy i zmiany dokonuje się w oparciu o przepisy polskiego prawa o aktach stanu cywilnego.6
Polskie urzędy stanu cywilnego wydają dwa rodzaje odpisów: zupełne i skrócone. Sporządza się je drukach urzędowych w języku polskim bez względu na to w jakim języku został sporządzony oryginał aktu.
Zachowuje się jedynie oryginalną pisownię nazwisk i imion. Nazwę miejscowości, w której nastąpiło zdarzenie pisze się w aktualnie obowiązującej polskiej nazwie. Jednak na wniosek osoby zainteresowanej można w nawiasie obok polskiej nazwy miejscowości wpisać nazwę dawną. Odpis zupełny stanowi dosłowne powtórzenie treści aktu stanu cywilnego wraz ze wszystkimi wzmiankami dodatkowymi. Odpisy zupełne aktów sporządzonych przed 1 stycznia 1946 r. nie będą wiernym powtórzeniem aktów znajdujących się w księgach stanu cywilnego z uwagi na różnice co do danych wymaganych przy sporządzaniu aktu wówczas i obecnie, a także z uwagi na zasadę sporządzania odpisów zupełnych na drukach według wzorów dostosowanych do obecnie obowiązującej treści aktu stanu cywilnego. Pomija się więc te wpisy w akcie, dla których brak jest odpowiednich rubryk (np. wyznanie, zawód). Mimo to, taki odpis w rozumieniu art. 80 pr.a.s.c. jest odpisem zupełnym (wzory nr 1-3)
W odpisie skróconym (wzory nr 4-6) podaje się treść aktu w postaci ostatecznej z uwzględnieniem wzmianek dodatkowych.
Z ksiąg stanu cywilnego wydawane są również zaświadczenia o dokonanych w aktach wpisach lub o ich braku. Częściej jednak wydawane są zaświadczenia o braku księgi (w przypadku jej zaginięcia lub zniszczenia) oraz o niefigurowaniu aktu w księdze (wzory 7 i 8). Podczas działań wojennych, wiele ksiąg uległo całkowitemu lub częściowemu zniszczeniu (spaleniu). Dlatego też zbiory roczników ksiąg stanu cywilnego sporządzane przed 1.1.1946 r. są niekompletne. a w wielu zachowanych księgach pojedyńcze strony lub grupy stron są powyrywane. Wydawane zaświadczenie służą najczęściej do postępowania o odtworzenie aktu.
Jeżeli stan ksiąg na to pozwala, a urząd stanu cywilnego dysponuje kserokopiarką, można wydać na wniosek osoby zainteresowanej uwierzytelnioną kserokopię oryginalnego aktu stanu cywilnego.
Krąg uprawnionych do otrzymania odpisów z ksiąg stanu cywilnego określony jest przepisem art. 83 pr.a.s.c. Ograniczono go do: osoby, której stan cywilny został w akcie stwierdzony, jej wstępnego, zstępnego, rodzeństwa, małżonka lub przedstawiciela ustawowego, a także sądu lub innego organu państwowego. Odpisy mogą być wydane również osobom, które wykażą w tym interes prawny.
Zaświadczenie o zaginięciu lub zniszczeniu księgi stanu cywilnego nie podlega tym ograniczeniom i może być wydane na wniosek innych zainteresowanych osób.
Odpisy i zaświadczenia można otrzymać poprzez osobiste stawiennictwo w USC. Wówczas na ustny wniosek osoba uprawniona otrzyma żądane dokumenty, uiszczając odpowiednią opłatę skarbową w PLN. W przypadku, gdy zainteresowany przesyła wniosek do polskiego USC z Republiki Federalnej Niemiec odpowiedź otrzyma za pośrednictwem jednej z pięciu polskich placówek konsularnych w Niemczech. Ważnym jest, aby wniosek sporządzony był w języku polskim. Daje to gwarancję sprawnego jego załatwienia. Mogą zdarzyć się przypadki odesłania wniosku do nadawcy, jeżeli będzie sporządzony w języku obcym, nieznanym urzędnikowi. Polskie USC załatwiają wnioski o wydobycie odpisów z akt stanu cywilnego nadsyłane przez polskie konsulaty w Niemczech i niemieckie konsulaty w Polsce.
Podobne procedury przy wydobywaniu odpisów obowiązują archiwa państwowe. Jest bowiem dość liczna grupa ksiąg, która mimo obowiązującej granicy wieku do 100 lat, znajduje się w zasobach archiwów państwowych. Odpisy z tych ksiąg wydawane są na takich samych urzędowych drukach jak przez USC.
Jednak zupełnie inny tryb postępowania obowiązuje archiwa państwowe, przy wydawaniu odpisów z akt ponad 100-letnich. Wniosek jest traktowany wówczas jako poszukiwania genealogiczne. Po wstępnej ocenie i stwierdzeniu, że archiwum posiada poszukiwane roczniki ksiąg, wnioskodawca otrzymuje pisemną informację, że w celu rozpoczęcia poszukiwań genealogicznych jest obowiązany wpłacić na konto Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych w Warszawie zaliczki (w DEM lub USD). Jest to opłata wstępna warunkująca podjęcie czynności, które pozwolą dotrzeć do poszukiwanych ksiąg i sporządzić z nich odpisy. Następnie po odszukaniu ksiąg i sporządzeniu z nich odpisów lub kserokopii wnioskodawca otrzymuje ostateczne rozliczenie (rachunek), którego kwota uzależniona jest od ilości godzin pracy poświęconych na poszukiwanie oraz ilości i rodzaju wykonanych odpisów. Po uregulowaniu należności opracowane dokumenty wysyłane są bezpośrednio do osoby zainteresowanej.
6
Ustawa z dnia 29 września 1986 r. – Prawo o aktach stanu cywilnego (Dziennik Ustaw Nr 36 poz. 180) z późniejszymi zmianami.
© Verlag für Standesamtswesen GmbH 2004–2020 AOT | GS | MBO | VWV | STAUA | KOPG | FL | DPP | DA | IEK | STAZ Datenschutzhinweis | Haftungshinweis | Nutzungsbedingungen | Impressum