AutiSta

Beurkundung von Personenstandsfällen

Beurkundung von Personenstandsfällen

Die Standesämter beurkunden den Personenstand und wirken bei der Eheschließung und der Begründung von Lebenspartnerschaften mit (§ 1 Abs. 2 PStG).

Diese Aufgaben werden mit dem Fachverfahren durchgeführt. Die Dokumente über die Beurkundungen werden seit 2009 in elektronischen Registern gespeichert (§ 3 Abs. 2 PStG). Damit hat sich zwar nur das Speichermedium geändert, die Anforderungen aber, die an dieses neue Medium gestellt werden müssen, sind ungleich höher und komplexer und aufwendiger als die Anforderungen an das seit Jahrhunderten bewährte Medium Papier.

Eheregister und Lebenspartnerschaftsregister

Mit der Anmeldung der Eheschließung oder der Begründung einer Lebenspartnerschaft ist eine umfängliche Prüfung der Voraussetzungen verbunden (§ 13 PStG, § 1 LPartG), die in allen Schritten durch AutiSta unterstützt wird.

Nach der Trauung oder Begründung, die durch das Fachverfahren in einer Niederschrift dokumentiert wird, wird im letzten Schritt die Beurkundung mit einer qualifizierten elektronischen Signatur in das Register verfügt. Erst danach werden die erforderlichen Mitteilungen erstellt (§§ 58 und 59 PStV).

Auskünfte, zu denen auch die Personenstandsurkunden zählen, werden mit Hilfe des Fachverfahrens aus den Registerdaten erstellt.

Folgebeurkundungen zu einzelnen Einträgen werden im Fachverfahren bearbeitet. Dazu werden die vorhandenen Registerdaten in die Vorgangsbearbeitung übertragen. Die neuen oder geänderten Daten werden entweder elektronisch signiert in das elektronische Register verfügt oder im Papierregister fortgeführt.

Geburtenregister

Geburten werden dem Standesamt von Personen oder Institutionen angezeigt (§ 18 PStG), die Nachweispflichten erfüllen müssen (§ 10 PStG). Auf der Grundlage dieser Nachweise prüft das Standesamt, unterstützt durch AutiSta, den Sachverhalt für die Beurkundung der Geburt.

Der Beurkundungsprozess entspricht dem oben beschriebenen Vorgang für die Beurkundung der Eheschließung. Im Anschluss an die Beurkundung werden die Urkunden und Bescheinigungen ausgestellt und die erforderlichen Mitteilungen erstellt.

Das Geburtenregister ist das Personenstandsregister mit den meisten Folgebeurkundungen und den umfänglichsten nachträglichen Hinweisen. Das stellt sowohl an das Fachverfahren als auch an das mit ihm kommunizierende Registerverfahren besonders hohe Ansprüche.

Sterberegister

Sterbefälle werden dem Standesamt von Personen oder Institutionen angezeigt (§ 28 PStG), die ebenfalls Nachweispflichten erfüllen müssen (§ 10 PStG). Auf der Grundlage dieser Nachweise prüft das Standesamt, unterstützt durch AutiSta, den Sachverhalt für die Beurkundung des Sterbefalls.

Der Beurkundungsprozess entspricht dem oben beschriebenen Vorgang für die Beurkundung der Eheschließung. Im Anschluss an die Beurkundung werden die Urkunden und Bescheinigungen ausgestellt und die erforderlichen Mitteilungen erstellt.

Bei der Beurkundung von Sterbefällen wird nicht nur der Personenstandsfall selbst beurkundet, sondern auch weitere Tatbestände, die der Nachlasssicherung geschuldet sind. Dementsprechend werden hier viele zusätzliche Daten erhoben, die für die Beurkundung selbst nicht erforderlich wären, aber für die Mitteilungen benötigt werden (§ 60 PStV).