ePR-Server

Fachliche Funktionen

Fachliche Funktionen

Die fachlichen Funktionen, die der ePR-Server bereitstellt, ergeben sich aus § 11 Abs. 1 PStV. Demnach müssen Registerverfahren die folgenden fachlichen Anforderungen erfüllen.

Datenfelder gemäß Anlage 1 PStV

Der ePR-Server speichert die Beurkundungsdaten in den von Anlage 1 PStV jeweils dafür vorgesehenen Datenfeldern. Dazu wird auf den XML-Daten der Haupteinträge, Folgebeurkundungen und Hinweise, die in den ePR-Server verfügt werden, eine Schemaprüfung durchgeführt.

Zusätzlich speichert der ePR-Server die Suchdaten gemäß Anlage 1 PStV in einer eigenen Datenbank und ermöglicht so perspektivisch die bundesweite Suche (§ 26 Abs. 3 PStV).

Auf Dauer unveränderbare Speicherung der Anlagen 2 bis 5 PStV

Die in den Anlagen 2 bis 5 PStV beschriebenen Muster stellen die Visualisierung der Registereinträge dar. Diese werden im ePR-Server im PDF/A-Format gespeichert. Das PDF/A-Dokument ist in dem qualifiziert signierten Datensatz des jeweiligen Registers enthalten. Damit kann langfristig nachgewiesen werden, dass die Visualisierung unverändert ist.

Registrierungsdaten gemäß § 16 PStV

Jeder Personenstandseintrag ist mit eindeutigen Registrierungsdaten zu versehen (§ 16 Abs. 2 Satz 1 PStV). Das sind die Standesamtsbezeichnung, die Standesamtsnummer, die Kennzeichnung des Registers (E, L, G, S), die fortlaufende Eintragsnummer und das Jahr der Erstbeurkundung.

Diese Daten werden jedem Eintrag vom Fachverfahren hinzugefügt. Die Vollständigkeit der Angaben wird im Register durch eine Schemaprüfung sichergestellt.

Speicherung der Signatur und Erhaltung der Beweiskraft

Die Identität der Urkundsperson, die die Eintragung vorgenommen hat, muss jederzeit erkennbar sein (§ 3 Abs. 2 PStG). Die qualifizierte elektronische Signatur der Urkundsperson muss dauerhaft überprüfbar sein (§ 9 Abs. 2 PStV).

Bei der Entgegennahme eines Personenstandseintrags ist die Gültigkeit der qualifizierten elektronischen Signatur der verfügenden Urkundsperson durch eine geeignete Drittkomponente zu prüfen. Das Ergebnis der Prüfung wird vom ePR-Server mit dem Personenstandseintrag gespeichert.

Zur Sicherung der Überprüfbarkeit der Signatur wird der Hashwert der Beurkundung an ein ArchiSig-Verfahren übergeben, das für jedes Dokument einen Evidence Record gemäß ERS erstellt. Mit dem Evidence Record kann die Authentizität der Signatur beliebig lange nachgewiesen werden. Bei dem ArchiSig-Verfahren handelt es sich um eine Drittkomponente.

Verknüpfung von Folgebeurkundungen mit der Erstbeurkundungen

Der ePR-Server nimmt Folgebeurkundungen zu einer Erstbeurkundung nur entgegen, wenn sie mit der dafür vorgesehenen Methode gemäß Schnittstellenbeschreibung übergeben werden. Dadurch ist sichergestellt, dass beim Aufruf eines Eintrags immer alle zu dieser Eintragsnummer existierenden Beurkundungen und Hinweise an das Fachverfahren übergeben werden.

Automatische Folgebeurkundungsnummer und Bearbeitungssperre

Die Folgebeurkundungsnummer wird vom ePR-Server vergeben und kann nicht manipuliert werden.

Wenn ein Personenstandseintrag mit der entsprechenden Methode aufgerufen wurde, die zur Beurkundung einer Folgebeurkundung vorgesehen ist, wird der Eintrag gesperrt und nach der Verfügung der Folgebeurkundung wieder freigegeben.

Systemunabhängige Prüfung der Authentizität eines Eintrags

Der ePR-Server stellt über das Frontend ePR-WebInfo berechtigten Benutzern alle Beurkundungen des jeweiligen Mandanten zur Einsichtnahme zur Verfügung. Zu jedem Eintrag kann der Evidence Record gespeichert und unabhängigen Institutionen zur Prüfung übergeben werden.

Diese Einsicht kann auch der Standesamtsaufsicht bei ihren Prüfungsaufgaben dienen.

Abgabe an Archive und Löschen aus den Registern

Für die Abgabe an Archive enthält der ePR-Server eigene Funktionen, mit denen zu archivierende Jahrgänge als solche vollständig exportiert werden können. Die Funktionen sehen vor, die Einträge nach dem erfolgreichen Export an die Archive zu markieren und sie damit für die Fortführung und die Ausstellung von Urkunden unzugänglich zu machen.

Das physikalische Löschen der Daten wird mit den Werkzeugen des jeweils eingesetzten Speichermediums durchgeführt.

Da die elektronischen Register erst nach Ablauf der Fortführungsfristen an die Archive abzugeben sind, werden diese Funktionen erst mit einer zukünftigen Version des ePR-Servers ausgeliefert.