12. Februar 2016
Wie wird das Jahresabschlussprotokoll erzeugt?

Abschluss nach dem letzten Eintrag eines Jahrgangs Die Personenstandsregister sind mit der elektronischen Signatur des Standesbeamten abzuschließen (§ 21 PStV).

Die XPSR-Schnittstelle sieht dafür eine Methode vor, mit der alle Informationen zur Erstellung eines Jahresabschlussprotokolls abgerufen werden. Mit der Funktion Jahresabschluss im Menü Register wird für den Jahrgang ein Inhaltsverzeichnis erzeugt, das die erste und die letzte Eintragsnummer anzeigt sowie alle nicht belegten Eintragsnummern. Stillgelegte Einträge und Zwischennummern mit Suffix (a oder -1) werden gesondert ausgewiesen.

AutiSta schreibt alle diese Daten gemäß der XPSR-Schnittstelle in ein PDF-Dokument, das mit der elektronischen Signatur des Standesbeamten in den ePR-Server als Jahresabschluss verfügt wird. Das Verfahren entspricht dem Abschluss der Personenstandsbücher, wie es bis zum 31.12.2008 angewendet wurde.

Danach werden für den abgeschlossenen Jahrgang keine weiteren Einträge angenommen.

Jahresabschluss eines nacherfassten Jahrgangs Bei der Generierung des Jahresabschlusses eines Jahrgangs, der ganz oder teilweise nacherfasst wurde, wird zusätzlich geprüft, ob es Einträge gibt, deren Nacherfassung zwar begonnen, aber noch nicht mit den erforderlichen Folgebeurkundungen abgeschlossen wurde. Ist ein solcher Eintrag vorhanden, muss er zuerst zu Ende geführt werden, bevor der Jahresabschluss durchgeführt werden kann.

Es empfiehlt sich, Jahrgänge, die nicht systematisch nacherfasst wurden, noch nicht abzuschließen, weil anderenfalls der Abschluss für jede einzelne Nacherfassung wieder aufgehoben werden muss. Die Funktion kann aber jederzeit aufgerufen werden, um sich einen Überblick zu verschaffen.

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