04. Dezember 2018
Allgemein

Warum kann für ein Standesamt nicht mehr wie bisher ein weiterer Amtssitz eingerichtet werden?

Bei der ersten Anfrage aus Mecklenburg-Vorpommern zur Einrichtung eines weiteren Amtssitzes für ein Standesamt sind wir der Frage nicht weiter nachgegangen, sondern haben in der Konfiguration der Standesamtsdaten eine - komplizierte und intransparente - Möglichkeit dafür geschaffen. Mit der Neuprogrammierung der Verwaltungsmodule für das Update AutiSta 11.0 ist diese Funktion nicht vorgesehen.

1. Ereignisort und Beurkundungsort

Es ist zu unterscheiden zwischen dem Ereignisort eines Personenstandsfalls (dem Ort, an dem die Eheschließung stattfindet, die Geburt oder der Sterbefall stattgefunden hat), und dem Amtssitz (den Diensträumen) des registerführenden Standesamts, der als Beurkundungsort in die elektronischen Register einzutragen ist (Nr. 0050 der Anlage 1 zur PStV).

Neue Registereinträge (Erstbeurkundungen) können nur am Amtssitz des Standesamts errichtet werden. Der Speicherort (der Ort, wo der Server im Rechenzentrum steht), spielt bei dieser Frage keine Rolle.

Zur Anschauung: Wurden vor 2009 Standesämter zusammengelegt, konnten Personenstandsfälle, die sich in einer der zusammengelegten Gemeinden ereigneten, nur in dem Personenstandsbuch des neu gebildeten Standesamts beurkundet werden, das dort geführt wurde. Waren die Gemeinden weiterhin als Außenstellen tätig, führten sie keine eigenen Bücher.

2. Organisatorische Fragen bei Zusammenlegung von Standesämtern

Bei der Zusammenlegung von Standesämtern geben die Kommunen, die zusammengelegt werden, ihre Personenstandsregister an das neu bestimmte gemeinsame Standesamt ab. Sie werden dort als verwaltete Standesämter fortgeführt.

Wenn bei der Zusammenlegung von Standesämtern papiergebundene Alteinträge aus organisatorischen Gründen nicht an den Amtssitz des nun gemeinsamen Standesamts überführt werden, sondern in der früheren Gemeinde verbleiben, handelt es sich dort nicht um einen weiteren Amtssitz, sondern um eine Außenstelle des gemeinsamen Standesamts.

Werden dort Urkunden ausgestellt, bietet das Fachverfahren die Möglichkeit an, als Ausstellungsort den Namen der Außenstelle anzugeben. Das die Urkunde ausstellende Standesamt ist jedoch immer das gemeinsame Standesamt, dessen Bezeichnung mit >jetzt< dem bisherigen Standesamtsnamen hinzugefügt wird.

3. Nacherfassung

Die konsequente anlassbezogene Nacherfassung von Alteinträgen (ergänzt durch abschließende systematische Nacherfassung der Personenstandsbücher), liegt im allgemeinen Interesse der Digitalisierung standesamtlicher Aufgaben. So wird von vielen Standesämtern seit Jahren verfahren, deshalb werden sich Probleme mit Altregistern Schritt für Schritt entschärfen.