12. November 2019
Allgemein
Nacherfassung

Warum können so viele Mitteilungen im Posteingang nicht dem richtigen Eintrag zugeordnet werden, obwohl die Einträge nacherfasst sind?

Das Problem betrifft im Wesentlichen Einträge verwalteter Standesämter.

Im Posteingang wird geprüft, ob die Daten der Mitteilung zu einem Eintrag im Register passen. Liegt der Eintrag elektronisch vor, wird zwischen der Spalte Zieleintrag und der Spalte Art ein kleines e (e) angezeigt, liegt er im lokalen Suchverzeichnis vor ein kleines p (p), wurde er stillgelegt, ein kleines s (s). Ist der Eintrag nicht zu finden, wird ein Fragezeichen (?) angezeigt. Das betrifft auch Einträge, für die eine falsche Standesamtsnummer angegeben wurde.

Im Folgenden wird an einem Beispiel gezeigt, wie vorzugehen ist.

1. Beispiel: Mitteilung 011010 an das Standesamt der Geburt der Mutter

Die Geburt der Mutter ist in einem Standesamt beurkundet worden, dessen Einträge heute von einem anderen Standesamt fortgeführt werden.

 

Das Standesamt Spremberg, das bis 2011 existierte, wurde am 1.1.2012 mit dem Standesamt Welzow zusammengelegt und hat dabei eine neue Standesamtsnummer erhalten.

Bei der Übernahme der Daten ist darauf zu achten, dass das Standesamt ausgewählt wird, das die Geburt beurkundet hat. Mit der Entertaste wird die erste Zeile ausgewählt, die nicht immer die richtige ist.

 

Die Mutter ist 1994 geboren, also wurde ihre Geburt im Standesamt Spremberg (vor der Fusion) beurkundet. Bei der Auswahl der Behördennummer ist aus der Tabelle die Nummer auszusuchen, die das Standesamt Spremberg vor der Fusion führte.

 

Da das Standesamt Spremberg heute ein verwaltetes Standesamt des Standesamts Spremberg/Welzow ist, das richtigerweise eine neue eigene Standesamtsnummer erhalten hat, ist die Mitteilung an dieses heute aktive Standesamt zu senden.

 

Empfänger der Nachricht ist das Standesamt Spremberg/Welzow, Standesamtsnummer 12071013, fortzuführen ist ein Eintrag des heute verwalteten Standesamts Spremberg, Standesamtsnummer 12071010.

2. Ein weiteres Beispiel

 

Im Fall von Elsterwerda ist es besonders wichtig, genau zu prüfen, welches Standesamt auszuwählen ist, weil sich nur die Nummer geändert hat, nicht der Name.

Für Einträge vor dem 1.1.2015 ist die Nummer 12062004 auszuwählen.