FAQ

11. Juli 2022

Die separate Bearbeitung von Folgebeurkundungen im Rahmen der Nacherfassung hat zwei Gründe. Zum einen sind speziell im Geburtenbereich Sachverhalte nach früher geltenden Vorschriften zu berücksichtigen (zum Beispiel die Legitimation). Zum anderen kann die Vorgangsbearbeitung im Bereich der Nacherfassung auf das ganze Mitteilungswesen verzichten, wodurch der Prozess der Nacherfassung besonders schlank und effizient gehalten werden kann.

Bei der Folgebeurkundung des Kirchenaustritts (oder Übertritts) greifen diese Vorteile nicht, weil keine früheren Rechtsvorschriften zu beachten sind und Mitteilungspflichten nicht bestehen.

Deshalb kann hier auf den Sonderweg in Rahmen der Nacherfassung verzichtet werden.

11. Juli 2022

Mit AutiSta 11.4 wurden die XPS-Nachrichten 012022 und 016090 eingeführt. Beide Nachrichten waren für die Mitteilung zum Geburtseintrag eines gemeinsamen Kindes der Ehegatten vorgesehen, das das fünfte Lebensjahr vollendet und sich der Namensbestimmung der Eltern zeitgleich angeschlossen hatte.

Nachdem sich herausgestellt hat, dass die Nachricht 012022 überflüssig ist, weil die Nachricht 016090 aus dem Bereich BT für nachträgliche Änderungen des Namens des Kindes alle Daten enthält, die das Geburtsstandesamt des Kindes für die Folgebeurkundung braucht, wird die Nachricht nicht mehr angeboten.

Vorgesehen sind nun nur noch drei Nachrichten:

- weiterhin die Nachrichten 012020, wenn die Ehegatten keine Namensbestimmung vorgenommen haben,

- weiterhin die Nachricht 012021, wenn ein Ehename bestimmt wurde und eine Folgebeurkundung im Geburtseintrag des Kindes über die Erstreckung des Ehenamens auf den Namen des Kindes vorzusehen ist, oder der Name eines Elternteils zu ändern ist.

- Hat sich das über fünf Jahre alte Kind im direkten Zusammenhang mit der Eheschließung der Eltern der Namensänderung angeschlossen, wird die Eheschließung, die Namensbestimmung der Eltern und die Anschlusserklärung dem Geburtseintrag des Kindes mit der Nachricht 016090 mitgeteilt.

Entsprechend wurden die Leittexte auf den Verfügungsmasken geändert.

(zum Beispiel Standesamt A-Dorf, jetzt B-Dorf jetzt B-Dorf)

11. Juli 2022

Jedes Standesamt, das die Personenstandsbücher früher selbstständiger Standesämter fortführt, legt die Standesamtsdaten für diese nun von ihm verwalteten Bücher in der Codetabelle Verwaltete Standesämter an.

Die Eintragung enthält die Bezeichnung des Standesamts und des Ortes vor der Eingemeindung, wie sie dort verwendet wurden.

Die Einträge der verwalteten Standesämter werden, wie die Einträge des aktiven Standesamts, zusätzlich im ePR-Server gespeichert. Die Liste Einrichtung Codetabellen Verwaltete Standesämter zeigt mit einem grünen Haken an, dass der Eintrag dort angelegt wurde.

Im Bereich der Urkundenausstellung wird nach dem verwalteten Standesamt gesucht. In die Eingangsmaske des Urkundenbereichs werden die Daten aus der Eintragssuche übernommen. Dabei wird der Standesamtsname (die Behörde, die die Urkunde ausstellt) mit dem Standesamtsnamen des verwalteten Standesamts verglichen. Sind sie ungleich, wird die Angabe auf der Urkunde automatisch ergänzt.

11. Juli

Mit der Einführung elektronischer Sammelakten rückte der Inhalt der Sammelakte, bisher nur allgemein geregelt, stärker in den Blickpunkt. Deshalb musste nach einem allgemein gültigen Ordnungssystem gesucht werden, das für alle Sammelakten als Rahmen verwendet werden kann.

Das System, das mit AutiSta 11.5 erstmals eingesetzt wurde, hat sich vom Grundsatz her bereits bewährt. Dass einzelne Tabellen noch angepasst und ergänzt werden müssen, steht dem nicht entgegen. Die Erfahrungen, die die Standesämter jetzt damit machen, werden bei der Weiterentwicklung berücksichtigt.

Da alle Felder für die Nachweise freie Textfelder sind, kann der Inhalt dem jeweiligen Erfordernis entsprechend angepasst werden.

11. Juli 2022

Ein Vorgang, der ein Jahr lang nicht geöffnet wurde, erhält automatisch ein Löschkennzeichen, das berechnet wird aus dem aktuellen Datum und der konfigurierten Löschfrist für Vorgänge.

Zwei Beispiele:

- Am 1. Mai 2022 erhält ein Vorgang, der seit dem 1. Mai 2021 nicht mehr geöffnet wurde, bei einer Löschfrist von 30 Tagen das Löschdatum 31. Mai 2022.

- Am 1. Mai 2022 erhält ein Vorgang, der seit dem 1. Mai 2021 nicht mehr geöffnet wurde, bei einer Löschfrist von 365 Tagen das Löschdatum 1. Mai 2023.

11. Juli 2022

Der AutiSta Zeichensatz unterstützt die Eingabe von lateinischen Buchstaben mit Zusatzzeichen (diakritischen Zeichen), die für die Wiedergabe von Namen aus anderen Sprachen als der deutschen in den Personenstandsregistern erforderlich sind. Die zu verwendenden Zeichen sind durch Transliterationsnormen (ISO) festgelegt.

Für die Speicherung und die Datenübermittlung dieser Zeichen wurde bisher der Standard String.Latin verwendet, allerdings in unterschiedlichen Versionen für die Speicherung in den Personenstandsregistern (XPSR) und für die Übermittlung von Daten aus diesen Registern an andere Standesämter und Behörden (XPS).

Im November 2021 wurde der Standard String.Latin durch die Norm DIN SPEC 91379, die auf dem Standard String.Latin 1.1.1 basiert, abgelöst, sodass nun ein einheitlicher Standard gilt.

Für die Darstellung der Zeichen in den Eingabefeldern wird seit AutiSta 12.0 der Font Calibri verwendet, und für die PDF/As der elektronischen Register und Mitteilungen sowie die Ausdrucke der Font Courier.

Fehlen im AutiSta Zeichensatz Zeichen, die nachweislich zu verwenden sind, werden sie mit dem nächst möglichen Update eingeführt. Dabei sind gegebenenfalls die beiden Fonts anzupassen, sowie die Speicherung in der Datenbank und die Suche in den Suchverzeichnissen.

11. Juli 2022

Geburten und Sterbefälle, die sich auf der Fahrt in einem Fahrzeug ereigneten, werden in dem Standesamt beurkundet, in dessen Bezirk die Mutter oder die verstorbene Person aus dem Fahrzeug gebracht wurden.

Dieses Standesamt teilt dem Standesamt, in dessen Bezirk sich der Personenstandsfall ereignet hat, die Beurkundung formlos mit, denn die Personenstandsverordnung sieht dafür keine spezielle Mitteilung vor und auch keine Regelung, wie mit der Mitteilung zu verfahren wäre. Es liegt demnach im Ermessen des Empfängers, wie er organisatorisch mit der Information umgeht, um bei einer späteren Anfrage, zum Beispiel auf Ausstellung einer Urkunde, auf das den Eintrag führende Standesamt verweisen zu können.

Immer wieder zur Diskussion steht eine Referenzbeurkundung im Standesamt des Ereignisses. Damit könnten Anfragen beim Ereignisstandesamt an das den Eintrag führende Standesamt verwiesen werden.

In Erwartung einer späteren Regelung zur Errichtung von Referenzeinträgen wurde als Übergangslösung im Fachverfahren das Hilfskonstrukt der referenzierten Standesämter eingeführt. Mit diesem komplexen Verfahren konnte die Tabelle der verwalteten Standesämter um fiktive Standesämter erweitert werden. Mit AutiSta 12.0 wurde diese Speicherung von Daten außerhalb des Registers eingestellt, mit AutiSta 12.2 wird der Referenzeintrag nun gelöscht.

Damit kann auf die bisher dort eingetragenen Referenzstandesämter nicht mehr zugegriffen werden.

11. Juli 2022

Um die Möglichkeit der Verwendung von Kopfbögen im Fachverfahren zu prüfen, wurde eine repräsentative Anzahl von Schreiben von Städten und Gemeinden daraufhin analysiert, ob sich ein Muster ergeben könnte. Dabei wurde festgestellt, dass die Kopfbögen hinsichtlich der Absenderangaben, der Kontaktdaten, des Betreffs und des für den Inhalt verbleibenden Raums so unterschiedlich gestaltet sind, dass sie mit den Mitteln des Fachverfahrens nicht bedient werden können.

Das einfache Schreiben, das AutiSta als Begleitschreiben bei der Übersendung von Urkunden und zur Unterrichtung der ausländischen Eltern nach dem Erwerb der deutschen Staatsangehörigkeit des Kindes (§ 4 Abs. 3 StAG) anbietet, wird in einem neutralen Standardlayout erzeugt, wie auch alle anderen Dokumente, die das Standesamt ausstellt.

3. Januar 2022

Eine Ehe, die im Dezember wirksam vor einer Urkundsperson im Standesamt geschlossen wurde, ist gültig, auch wenn sie nicht mehr im Eheregister von 2021 gespeichert wurde.
 

Abb. 1 - Wie wird eine Ehe beurkundet, die im Dezember geschlossen, aber nicht mehr in das elektronische Register verfügt wurde?

 

Im Datenfeld Beurkundungstag ist das Tagesdatum (das Datum, an dem verfügt wird) einzugeben. Damit wird das Feld anlegen, das gesperrt ist, wenn bereits eine Nummer vergeben wurde, wieder freigeschaltet, so dass eine neue Eintragsnummer vergeben werden kann.

Die bereits bei der Eheschließung angelegte Registernummer aus dem Jahr 2021 verfällt.

Den Ehegatten sind gegebenenfalls neue Eheurkunden auszustellen.
 

FAQ Abbildung 5

23. September 2021

Das Programm für das Familienbuchabgabeverzeichnis wurde 2007 eingerichtet, um das Versenden der Familienbücher an das Standesamt der Eheschließung zu unterstützen. Das ist fünfzehn Jahre her. Seit 2013 sollte der Umzug dieser Karteikarten endgültig abgeschlossen sein, und außerdem sollen die Familienbücher, die seit dem 1. Januar 2009 als Heiratseinträge fortgeführt werden, möglichst nacherfasst werden.

Weil es Standesämter gibt, die vor 2009 kein Suchverzeichnis für Heiratseinträge, sondern nur für Familienbücher angelegt hatten, und weil immer wieder nach Informationen über den Verbleib gesucht wird, bleibt das Verzeichnis derzeit als reines Suchverzeichnis noch bestehen. Es wird nicht fortgeführt und kann auch nicht ergänzt werden. Über die Funktion Details werden mit AutiSta 12.0 zusätzlich die aktuellen Angaben angezeigt.

21. Juli 2021

Schritt 1

FAQ Stilllegung Abbildung 1

 

Abb. 1

Um einen Eintrag, der mit falschen Registrierungsdaten nacherfasst wurde (falsche Registernummer oder falsches Standesamt), still zu legen, wird im Bereich GB (ebenso in EB, LB und SB) das Steuerfeld Verfügung Stilllegung angekreuzt. Außerdem wird der entsprechende Anlass der Beurkundung ausgewählt.

FAQ Stilllegung Abbildung 3

 

Abb. 2

Die Abfrage bei der Verfügung im Bereich GB wird mit ja beantwortet.

Im Suchverzeichnis wurde der stillgelegte Eintrag mit s gekennzeichnet.

Schritt 2

FAQ Stilllegung Abbildung 4

 

Abb. 3

Der Eintrag, dessen Registrierungsdaten versehentlich verwendet wurde, muss nacherfasst werden. Dabei muss das richtige Standesamt ausgewählt und die Eintragsnummer zweimal eingegeben werden.

FAQ Stilllegung Abbildung 5

 

Abb. 4

Das Register weiß, dass ein Eintrag mit diesen Registrierungsdaten stillgelegt wurde. Es vergibt automatisch die Eintragsnummer mit Suffix (-1). Danach wird der Eintrag, dem die Nummer weggenommen wurde, nacherfasst.

Schritt 3

Der Eintrag, der nacherfasst werden sollte, wird anschließend mit seinen korrekten Registrierungsdaten nacherfasst.

25. Mai 2021

Mit der Einführung elektronischer Sammelakten rückte der Inhalt der Sammelakte, bisher nur allgemein geregelt, in den Blickpunkt. Und da Digitalisierung von Ordnungssystemen zuallererst mit Ordnung zu tun hat, musste nach einem allgemeingültigen Ordnungssystem gesucht werden, das für alle Sammelakten einen Rahmen setzen kann.

Das System, das mit AutiSta 11.5 eingesetzt wurde, hat sich vom Grundsatz her bereits bewährt. Dass einzelne Tabellen noch angepasst und ergänzt werden müssen, steht dem nicht entgegen. Die Erfahrungen, die die Standesämter jetzt damit machen, werden bei der Weiterentwicklung berücksichtigt.

Da alle Felder für die Nachweise freie Textfelder sind, kann der Inhalt dem jeweiligen Erfordernis entsprechend angepasst werden.

28. April 2021

Es gehört nicht zu den standesamtlichen Aufgaben, der Presse die Namen der Personen mitzuteilen, die die Ehe geschlossen haben, Eltern geworden oder gestorben sind. Das Einverständnis der Beteiligten, abgegeben ohne eine konkrete Unterrichtung über die mögliche Verwendung der Daten für eine Veröffentlichung in der Presse, entspricht nicht den Anforderungen des Datenschutzgesetzes und der EU-Datenschutzgrundverordnung.

Da viele Kommunen die Veröffentlichung von Eheschließungen, Geburten und Sterbefällen bereits auf eigene Initiative eingestellt haben, wird diese Funktion nun auch mit AutiSta nicht mehr angeboten.

18. November 2020

Die verschiedenen Druckermodelle, die in den Standesämtern eingesetzt werden, verarbeiten Druckaufträge in Papierformaten, die nicht DIN A4 entsprechen, sehr unterschiedlich. Deshalb sieht AutiSta spezielle Einstellungen für die im Standesamt benötigten Formate vor.

Die Konfiguration des Druckers (Konfiguration, Arbeitsplatz, Drucker) bietet mit der Funktion Erweitert für die einzelnen Druckziele, hier Urk_Dok (Urkunden im Dokumentformat), weitere Möglichkeiten der Feinjustierung an.

FAQ Abbildung Eheurkunden

In dem Feld Format erzwingen wird das gewünschte Format aus der Liste ausgewählt, hier A5. Danach werden auch die beiden Hinweiszeilen auf der Eheurkunde im Dokumentenformat ausgedruckt.

05. November 2020

In der IzA wird unter 5.4 Individuelle Erklärungen die Änderung der Codetabellen beschrieben:

>In den Standesamtsdaten wurde bisher für die verschiedenen Nutzungen eine einzige Codetabelle angeboten, die, wenn sie genutzt wurde, unübersichtlich war.

Für diese individuellen Standardtexte werden jetzt vier neue Codetabellen angeboten, die kontextabhängig aufgerufen werden, nämlich eine Tabelle für die Versicherungen an Eides statt, eine für die Begleitschreiben Urkunden, für die Unterrichtung zu § 4 Abs. 3 StAG und für die Mitteilung an Eheschließende mit den Formularen 11/122 und 11/123.

Achtung: Wenn die Tabelle Erklärungen genutzt wird, muss sie einmalig auf diese vier neuen Tabellen aufgeteilt werden.<

Die Tabellen wurden mit Mustertexten ausgeliefert, die in den AutiSta 11.4 Anleitungen für jede Tabelle beschrieben sind.

Die Texte aus der Tabelle Erklärungen können mit Copy und Paste in die neuen Tabellen übertragen werden.