FAQ

24.03.2026

Wird unmittelbar nach der Verfügung in das Sterberegister ein Fehler festgestellt, der ohne Beteiligung des Gerichts berichtigt werden kann, wird in Einzelfällen der Vorgang im Bereich SE abgeschlossen, ohne die XPS-Nachricht 065010 an das ZTR zu senden.

Wird dann mit einer Folgebeurkundung der Eintrag berichtigt und die XPS-Nachricht 064100 an das ZTR übermittelt, kann diese Nachricht - ohne die erste Nachricht über den Sterbefall - im Zentralen Testamentsregister keiner Person zugeordnet und damit nicht bearbeitet werden.

Ist in solchen Fällen der Sterbefall im Bereich SE noch verfügbar, ist dort zuerst die Nachricht 065010 an das ZTR zu versenden und danach im Bereich SB die Nachricht 064100.

24.03.2026

Die Nachricht 065010 an das Zentrale Testamentsregister erwartet für dessen Aufgaben bestimmte Angaben (sogenannte Pflichtfelder), die für die Beurkundung eines Sterbefalls nicht erforderlich sind und aus unterschiedlichen Gründen im Einzelfall im Standesamt nicht aufgenommen werden.

So sterben zunehmend Menschen, die keine Angehörigen mehr haben und zu denen auch nicht immer die erforderlichen Nachweise vorliegen. Das Fehlen bestimmter Daten kann dann zu einem Schemafehler führen, so dass die Nachricht nicht an das ZTR übermittelt wird.

Das betrifft regelmäßig den Familienstand, der ein Pflichtfeld, aber nicht immer bekannt ist. Für diese Fälle ist die Angabe nicht bekannt vorgesehen (siehe Codetabelle). Fehlt die Angabe, weil die verstorbene Person noch nicht 16 Jahre alt ist, ergänzt das Fachverfahren das Feld automatisch durch die Angabe Ledig.

Für die Beurkundung einer unbekannten Person steht im Feld Familienname eine Codetabelle zur Verfügung (Unbekannter Mann, Unbekannte Frau, Unbekannte Person). Bleibt das Feld leer, kommt es zu einem Schemafehler und die Nachricht wird nicht versendet.

8. Januar 2026

Problem

Mit der Version XPS 25.11 wurde die Nachricht an das ZTR auf Wunsch der Nachlassgerichte um den Nachweis über den Tod des vorverstorbenen Ehegatten ergänzt. Dabei wurde, von allen Beteiligten nicht wahrgenommen, der Datentyp für diese Registerdaten geändert, das Jahr der Erstbeurkundung, das bisher ein optionales Feld war, wurde zu einem Pflichtfeld.

Das hat nun zur Folge, dass Sterbeeinträge eines vorverstorbenen Ehegatten aus dem Ausland (Familienstand der verstorbenen Person ist verwitwet), die nicht immer ein Datenfeld für das Eintragsjahr enthalten, gegen das Schema verstoßen und abgewiesen werden.

Abb. 1

Wenn das Eintragsjahr für den Sterbeeintrag des vorverstorbenen Ehegatten fehlt, wird die abgebildete Fehlermeldung in der Druckauswahl angezeigt.

Zwischenlösung

In solchen Fällen ist als Zwischenlösung im Datenfeld für das Eintragsjahr >1800< einzugeben. Damit wird das aktuelle Schema nicht verletzt, aber es ist nachvollziehbar, dass es keine Eintragungsnummer gibt.

Lösung

Die Nachricht 065010 wird mit der Version XPS 26.11 geändert, das Feld Jahr der Eintragsnummer wird wieder als optionales Feld definiert.

21. November 2025

Die Anforderungen von Urkunden mit den Portal-Nachrichten 081030, 082030, 083030 und 084030 enthalten für die verschiedenen Urkunden auch die Angaben der in den Bundesländern jeweils geltenden Kosten.

Da die anfordernden Standesämter und die die Urkunden ausstellenden Standesämter nicht immer demselben Bundesland angehören, und damit im Einzelfall vom ausstellenden Standesamt andere Kosten veranschlagt würden als vom anfordernden Portal vorgesehen, werden die mit der Nachricht übermittelten Daten für die Urkunden nicht mehr automatisch in die Vorgangsbearbeitung von AutiSta übernommen.

Welche Gebühren jeweils für welche Urkunden zu erheben und welche kostenfrei sind, muss das registerführende Standesamt nach seinen Vorschriften entscheiden. Das Fachverfahren übernimmt die Anzahl von Urkunden im Standardformat immer als gebührenpflichtig.

21. Novemmber 2025

Mit dem synchronen Datenabruf (Stufe 3) wird geprüft, ob ein elektronischer Eintrag vorliegt. Wenn nicht, wird mit der oben angegebenen Meldung geantwortet. Dieselbe Meldung wird verwendet, wenn der Eintrag einen Sperrvermerk trägt.

In beiden Fällen wird, automatisch, die Nachricht 018050 mit der Angabe zurückgeschickt, dass - und in den meisten Fällen auch warum - der Abruf nicht erfolgreich war. Beim angefragten Standesamt erscheint die Nachricht 018010 dann im Posteingang in der Rubrik GU Auskunft. Mit der Bearbeitung nach Stufe 1 des Datenabrufs, gegebenenfalls nach Nacherfassung, kann die Anfrage danach in der Regel beantwortet werden.

4. November 2025

Der synchrone Datenabruf (Datenabruf Stufe 3) wurde mit AutiSta 13 zum 1. November bundesweit eingeführt.

Damit können Standesämter Daten in Echtzeit bei anderen Standesämtern abrufen. Dafür wurde in den Rechenzentren eine neue und komplexe Technik aufgebaut, die viele Systeme miteinander verbindet.

Bei jedem Abruf läuft die Nachricht über mehrere technische Stationen (z.B. XTA2, Intermediär, OSCI).

Alle diese Systeme müssen gleichzeitig und fehlerfrei funktionieren – sowohl beim anfragenden als auch beim antwortenden Standesamt. (siehe auch Update-Anleitungen)

Wenn eines dieser Systeme ein Problem hat, sendet dieses eine technische Fehlermeldung an das anfragende Standesamt zurück und sie wird in AutiSta angezeigt.

Das bedeutet: Auch wenn der Fehler nicht im eigenen Rechenzentrum liegt, kann er in AutiSta sichtbar werden, wenn ein Abruf an ein Standesamt eines anderen Betreibers gesendet wurde.

Solche Fehler müssen in der Regel von den Rechenzentren untersucht und behoben werden, oft gemeinsam mit den Softwareherstellern und ggf. auch mit der KoSIT.

Bitte melden Sie daher alle technischen Fehlermeldungen zuerst an Ihr Rechenzentrum.

Da mit dem Start am 1. November erstmals viele Systeme und Komponenten bundesweit in Echtzeit zusammenarbeiten, kann es in den ersten Tagen noch zu technischen Störungen und Abstimmungsproblemen kommen.

Diese werden Schritt für Schritt durch die Rechenzentren und beteiligten Partner behoben.

Bis alles stabil und reibungslos läuft, ist etwas Geduld erforderlich.

4. Juli 2025

Der Formularserver wird in AutiSta über das Menü Extras/Formularserver aufgerufen. Im Anschluss öffnet sich der von Rechenzentrum hinterlegte Internetbrowser. Die Weiterleitung auf die Webseite des Formularservers erfolgt automatisch.

Beim Aufruf eines Formulars in dem Formularserver wird die zugehörige PDF-Datei geöffnet. Das Formular kann entweder direkt im Browser bearbeitet werden oder erst heruntergeladen und anschließend mit einem externen Programm (z.B. Acrobat Reader) geöffnet werden. 

Wie die PDF-Datei im Internetbrowser geöffnet wird und welches Programm zum Bearbeiten der PDF-Dateien genutzt wird, kann administrativ festgelegt werden. Abhängig davon, ob der lokal installierte Browser am Standesamtsrechner gestartet wird oder der Browser auf den Terminalservern des Rechenzentrums, ist entweder die IT-Abteilung der Gemeinde oder die Administration im Rechenzentrum zuständig.

Eingabe diakritischer Zeichen

Zur Eingabe diakritischer Zeichen wird die Windows-Zeichentabelle verwendet. Diese wird mit der Tastenkombination Windows-Taste + R und anschließender Eingabe des Befehls charmap geöffnet.

Das gewünschte Zeichen wird in der Zeichentabelle ausgewählt, über Strg+C in die Zwischenablage kopiert und mit Strg+V an der entsprechenden Stelle im Formular eingefügt.

4. Juli 2025

Aus unterschiedlichen Gründen wird die Bearbeitung eines Personenstandseintrags in AutiSta gelegentlich nicht korrekt abgeschlossen.

Befindet sich ein Personenstandseintrag deshalb noch im Zustand der Bearbeitung – etwa, weil eine Nacherfassung nicht abgeschlossen oder eine (Folge-)Beurkundung noch nicht vollständig verfügt wurde – wird dieser automatisch durch das Registerverfahren für eine weitere Bearbeitung gesperrt. 

Die Anlegung eines neuen Vorgangs zu dem Personenstandseintrag ist nicht möglich.

Wurde die Bearbeitung des Eintrags versehentlich nicht ordnungsgemäß abgeschlossen ist die Eintragssperre manuell zu lösen.

Die manuelle Aufhebung der Eintragssperre ist über den Menüpunkt „Register > Eintragssperren lösen“ möglich. Danach kann ein neuer Vorgang erstellt werden.

4. Juni 2025

Die Registernummern werden vom Registerverfahren vergeben und damit für einen bestimmten Eintrag reserviert. Kommt dieser Eintrag dann nicht zustande, kann die Nummer nicht für einen anderen Eintrag verwendet werden. Sie wird im Jahresabschluss als nicht verwendete Eintragsnummer ausgewiesen.

2. Januar 2025

Eine Ehe, die im Dezember wirksam vor einer Urkundsperson im Standesamt geschlossen wurde, ist gültig, auch wenn sie nicht mehr im Eheregister von 2024 gespeichert wurde.

Mit der Beurkundung durch Verfügung und Signierung im Januar 2025 wird auch eine neue Registernummer vergeben. Wurde bereits bei der Eheschließung eine Registernummer für das Jahr 2024 angelegt, verfällt diese.

Den Ehegatten sind neue Eheurkunden auszustellen.

4. November 2024

Mit dem Selbstbestimmungsgesetz ist in Art. 4 das Personenstandsgesetz ergänzt worden. Es sieht vor, die Änderung des Geschlechtseintrags und der Vornamen der Eltern im Geburtseintrag ihres Kindes als Folgebeurkundung einzutragen (§ 27 Abs. 3 Nr. 5 PStG).

Wenn das Geburtsstandesamt des Kindes von einer entsprechenden Eintragung im Geburtseintrag eines Elternteils erfährt, hat es eine Folgebeurkundung vorzunehmen.

Im folgenden Beispiel hat die Mutter ihren Geschlechtseintrag in männlich ändern lassen und ihren Vornamen von Bettina in Berthold.

1. Bearbeitung einer Folgebeurkundung im Geburtseintrag des Kindes

Abb. 1

Die Änderung des Geschlechtseintrags und der Vornamen der Mutter kann im Bereich GT bearbeitet werden. Dieser (Arbeits-)Bereich war bisher nur für die Namensänderung des Kindes durch Erklärung der Eltern, die Änderung des Familiennamens eines Elternteils nach Bestimmung eines Ehenamens und die Erstreckung auf den Familiennamen des Kindes vorgesehen.

Für den Anlass der Beurkundung gibt es derzeit keinen Eintrag in der Tabelle, der Anlass muss manuell eingegeben werden. Deshalb wird auch noch keine passende rechtliche Grundlage angezeigt.

Abb. 2

Der Geschlechtseintrag der Mutter und ihr Vorname wurden geändert.

Abb. 3

Folgebeurkundung im Geburtseintrag des Kindes.

2. Geburtsurkunde für das Kind

Abb. 4

In der Geburtsurkunde des Kindes wird der männliche Vorname der Mutter ausgegeben. Das Geschlecht der Eltern enthält die Geburtsurkunde nicht.

17. Mai 2024

Wird die Anerkennung der Vaterschaft vor der Geburt des Kindes beurkundet, steht nicht zuverlässig fest, ob das Kind an dem für die Geburt vorgesehenen Ort auch geboren wird. Auf einen Beschluss der FAV (Fachredaktion für Automation und Vordrucke) hin wird die beglaubigte Abschrift der Anerkennung der Vaterschaft deshalb nicht mehr vorab übermittelt, mit der Begründung, dass die Abschrift in diesen Fällen regelmäßig mit der Geburtsanzeige vorgelegt würde.

22. Januar 2024

Das Jahr der Erstbeurkundung (Nr. 0013 der Anlage 1 zur PStV) bezieht sich immer auf das Jahr der Speicherung eines Eintrags im elektronischen Register; es ist nicht immer identisch mit dem Ereignisjahr.

Bei der Beurkundung einer Eheschließung Ende Dezember kommt es häufig vor, dass der Eintrag erst im Januar, also im Folgejahr und mit einer Registernummer des Folgejahrs gespeichert wird.

In solchen Fällen empfiehlt es sich, vor der Eheschließung keine Eintragsnummer zu reservieren, sondern die Urkunden mit der Angabe >Niederschrift über die Eheschließung< auszustellen (§ 56 Abs. 1 PStG).

Da jeder Eintrag über die Namen der beurkundeten Personen gefunden wird, ist es auch nicht zwingend erforderlich, an die Ehegatten nachträglich Urkunden mit der Eintragsnummer zu versenden.

22. Januar 2024

Die Verwaltungsvorschrift sieht eine Spezialurkunde bei schwacher Adoption von Volljährigen vor. Da diese Urkunden im Vergleich zur Gesamtzahl auszustellender Geburtsurkunden wesentlich seltener auszustellen sind und bei diesen Urkunden nicht nur Daten aus der aktuellen Schicht auszugeben sind, die manuell aus dem Eintrag übertragen werden müssen, wird die Urkunde nur noch im Formularserver angeboten.

Außerdem gibt es die Möglichkeit, einen beglaubigten Registerausdruck (ohne Hinweise) auszustellen, der dieselben Angaben enthält.

9. Dezember 2025

Die Vornamenstatistik wird in der Rubrik Standesamt Listen aufgerufen.

In den Datenfeldern Beurkundet von/bis wird der Beurkundungszeitraum eingegeben. Mit der Funktion suchen wird die Liste der Vornamen, die in diesem Zeitraum vergeben wurden, erzeugt und angezeigt.

Die Liste zeigt die Anzahl (Häufigkeit des Vornamens) an, den Vornamen, das Geschlecht und die Position des Vornamens.

Aus der Gesamtmenge der Daten wird die Statistik der Rangfolge der Vornamen erzeugt, die über den Befehl PDF als PDF angezeigt wird, sowie ausgedruckt und gespeichert werden kann.

Für den Export an die Gesellschaft für deutsche Sprache wird der Inhalt der Statistik im CSV-Format aufbereitet. Mit der Funktion CSV speichern wird ein Dialog zum Speichern der CSV-Datei aufgerufen.

Der Dateiname sollte den Namen des eigenen Standesamts enthalten. Die gespeicherte CSV-Datei wird per E-Mail an vornamen@gfds.de gesendet.