FAQ

20. März 2025

In dem Feld PLZ Sterbeort werden drei Möglichkeiten angeboten, die Postleitzahl und die AGS des Sterbeorts aus den vorhandenen Daten zu übernehmen.

Abb.1

Mit der Funktion Plus (>+<) werden die Daten aus den Standesamtsdaten übernommen (Einrichtung, Stammdaten und AGS der eigenen Meldebehörde).

Diese Funktion ist für Sterbefälle vorgesehen, die weder in einer Einrichtung (siehe unten) noch in der Wohnung der verstorbenen Person eingetreten sind,

In Großstädten wird diese Funktion möglicherweise nicht ausreichen.

Mit der Funktion Pluscode (>++<) werden die Postleitzahl und die AGS übernommen, die für Krankenhäuser usw. in den Standesamtsdaten gespeichert sind (Einrichtung, Codetabellen Einrichtung). Diese Übernahme ist für die Sterbefälle in Krankenhäusern und Altersheimen vorgesehen.

Mit der Funktion Gleich (>#<) werden die Angaben aus der Wohnanschrift der verstorbenen Person übernommen. Diese Übernahme steht für die Sterbefälle in der Wohnung der verstorbenen Person zur Verfügung.

2. Januar 2025

Eine Ehe, die im Dezember wirksam vor einer Urkundsperson im Standesamt geschlossen wurde, ist gültig, auch wenn sie nicht mehr im Eheregister von 2024 gespeichert wurde.

Mit der Beurkundung durch Verfügung und Signierung im Januar 2025 wird auch eine neue Registernummer vergeben. Wurde bereits bei der Eheschließung eine Registernummer für das Jahr 2024 angelegt, verfällt diese.

Den Ehegatten sind neue Eheurkunden auszustellen.

17. Dezember 2024

Da es zunächst nicht klar war, ob nach einer Änderung des Geschlechtseintrags für die Bescheinigungen ein Offenbarungsverbot wie nach dem TSG gelten würde, wird für Bescheinigungen nach dem SBGG noch kein spezielles Formular angeboten.

Mit dem Update auf AutiSta 12.7 zum 1. Mai 2025 wird ein Formular, das sowohl die Namen als auch das Geschlecht vor und nach der Änderung angibt, speziell für diesen Zweck angeboten werden.

Bis dahin kann eine Bescheinigung mit den Namen vor und nach der Beurkundung ausgestellt werden, wie im Folgenden beschrieben.

Abb. 1

Auf der Eingangsmaske im Bereich GU wird das Feld Bescheinigung nach § 45 oder § 45a PStG angekreuzt. Damit wird die Maske Angaben für Bescheinigungen über die Namensführung aufgerufen.

Das Feld nach § 45b PStG wird nicht gesperrt, weil damit Bescheinigungen nach dem TSG ausgestellt werden, die vielleicht noch ausgestellt werden müssen.

 

Abb. 2

Auf der Maske für die Bescheinigung werden die Namen vor der Änderung ergänzt, die Namen nach der Änderung werden mit der Funktion Gleich (#) aus den Registerdaten übernommen.

 

Abb. 3

Auf der Verfügungsmaske wird die Bescheinigung 16/680 zum Ausdruck verfügt.

 

 

Abb. 4

Die Bescheinigung 16/680 enthält die Namen vor und nach der Änderung.

29. November 2024

Bei der Anmeldung der Eheschließung geben die Eheschließenden Erklärungen über die von ihnen beabsichtigte Namensführung in der Ehe ab.

Im Folgenden Beispiele, wie das neue Namensrecht bei der Anmeldung der Eheschließung und der Vorbereitung der Eheschließung berücksichtigt werden kann.

Abb. 1

Die Ehegatten wollen einen Doppelnamen ohne Bindestrich bestimmen.

Das Feld Namensbestimmung lässt zwar beliebig lange Texte zu, das Feld zeigt mit der aktuellen Version von AutiSta jedoch nur einen Teil davon an (dem bisherigen Bedarf geschuldet.)

Abb. 2

Auf der Anmeldung der Eheschließung wird wie bisher die vorgesehene Namensführung ausgegeben, hier der Doppelname für beide Eheschließende.

Abb. 3

Alle Angaben aus dem Bereich EA werden wie bisher in den Bereich EE übernommen.

Auch im Bereich EE ist das Feld Namensbestimmung noch zu kurz, es enthält aber den gesamten Text.

Die Tabelle, die im Feld Erklärung aufgerufen wird, enthält die neuen Möglichkeiten noch nicht. Sie müssen erst noch formuliert werden.

Abb. 4

Die Erklärung für die Niederschrift der Eheschließung übernimmt wie bisher den Text aus dem Feld Erklärung und den Doppelnamen aus den Familiennamen der Ehegatten, die jetzt beide auch einen Geburtsnamen führen.

Abb. 5

Die Namensbestimmung wird in den Hinweis im Eheeintrag aufgenommen.

26. November 2024

Das Selbstbestimmungsgesetz, das am 1. November 2024 in Kraft getreten ist, ersetzt das Transsexuellengesetz. Deshalb wurde (voreilig) die Maskenfolge geändert, sodass TSG-Fälle nicht mehr bearbeitet werden konnten.

Mit dem Hotfix 12.62, das am 22. November an die Betreiber ausgeliefert wurde, ist der Fehler behoben.

Zwar enthält die Codetabelle für den Anlass der Beurkundung im Bereich GS die folgenden Anlässe nicht mehr:

• Änderung der Geschlechtszugehörigkeit und der Vornamen des Kindes (§ 8 TSG),
• Änderung der Vornamen des Kindes (§ 1 TSG),
• Änderung der Geschlechtszugehörigkeit des Kindes (§ 8 TSG).

Wenn ein Geburtseintrag mit einem Randvermerk nach dem TSG nacherfasst werden soll, kann der entsprechende Anlass manuell eingegeben werden.

Abb. 1

Das gilt sowohl für einen Eintrag, dessen Nacherfassung noch nicht abgeschlossen ist, als auch für einen Eintrag, bei dem es sich um die Eintragung einer Folgebeurkundung noch nach dem TSG handelt.

Das Feld rechtliche Grundlage zB zeigt in diesen Fällen nichts an. Der Inhalt dient aber auch nur als Richtschnur und wird nirgends ausgegeben.

14. November 2024

In den AutiSta Update Anleitungen wird das geänderte Verfahren für den Antrag auf Befreiung von der Beibringung des Ehefähigkeitszeugnisses beispielhaft erklärt. Dabei wurde versehentlich die unten abgebildete Maske (in der Anleitung Abb. 7) nicht abgedruckt, sondern zweimal die Maske, die erst später (Abb. 11) beschrieben wird. 

Abb. 1

Die Anschriftenmasken für den Antrag an das OLG und die Anschrift für die Rückantwort an das Standesamt werden aufgerufen, wenn die Drucksteuerfelder für den Antrag 11/110 angekreuzt sind, die Felder Nachweis Eheschl1 und Eheschl2 müssen aber wie hier abgebildet leer sein.

Denn diese Felder sollen erst ausgefüllt werden, wenn die Antwort (der Nachweis) vorliegt. Danach sollen die dann nicht mehr benötigten Anschriftenmasken zur Entlastung der Anwender nicht mehr aufgerufen werden.

Das Beispiel ist im Übrigen nur als Muster für die Handhabung des Programms zu verstehen; in Frankreich wird auch ein EfZ ausgestellt.

6. November 2024

Die Formulare für die Erklärungen nach dem SBGG können auf Grund der zu kurzen Zeit zwischen der Verkündung und dem In-Kraft-Treten nur vom Formularserver aus bearbeitet werden. Die Integration in die Vorgangsbearbeitung im Bereich BR, der dann auch umbenannt wird, ist erst für ein nächstes Update vorgesehen.

Abb. 1

Mit dem nächsten Hotfix wird deshalb das Steuerfeld § 45b PStG gesperrt.

5. November 2024

Auf der Maske Angaben für Mitteilungen wird die PLZ und der AGS aus dem letzten Wohnort der verstorbenen Person mit Gleich (##) in den Feldern PLZ Sterbeort und AGS Sterbeort angeboten.

Abb. 1

Mit dem Pluscode (++) wird die Tabelle der Einrichtungen (Krankenhäuser, Altersheime) aufgerufen. Von dem Feld PLZ Sterbeort aus werden beide Felder gefüllt.

Abb. 2

Voraussetzung dafür ist die Ergänzung der individuellen Codetabelle im Standesamt.

4. November 2024

Mit dem Selbstbestimmungsgesetz ist in Art. 4 das Personenstandsgesetz ergänzt worden. Es sieht vor, die Änderung des Geschlechtseintrags und der Vornamen der Eltern im Geburtseintrag ihres Kindes als Folgebeurkundung einzutragen (§ 27 Abs. 3 Nr. 5 PStG).

Wenn das Geburtsstandesamt des Kindes von einer entsprechenden Eintragung im Geburtseintrag eines Elternteils erfährt, hat es eine Folgebeurkundung vorzunehmen.

Im folgenden Beispiel hat die Mutter ihren Geschlechtseintrag in männlich ändern lassen und ihren Vornamen von Bettina in Berthold.

1. Bearbeitung einer Folgebeurkundung im Geburtseintrag des Kindes

Abb. 1

Die Änderung des Geschlechtseintrags und der Vornamen der Mutter kann im Bereich GT bearbeitet werden. Dieser (Arbeits-)Bereich war bisher nur für die Namensänderung des Kindes durch Erklärung der Eltern, die Änderung des Familiennamens eines Elternteils nach Bestimmung eines Ehenamens und die Erstreckung auf den Familiennamen des Kindes vorgesehen.

Für den Anlass der Beurkundung gibt es derzeit keinen Eintrag in der Tabelle, der Anlass muss manuell eingegeben werden. Deshalb wird auch noch keine passende rechtliche Grundlage angezeigt.

Abb. 2

Der Geschlechtseintrag der Mutter und ihr Vorname wurden geändert.

Abb. 3

Folgebeurkundung im Geburtseintrag des Kindes.

2. Geburtsurkunde für das Kind

Abb. 4

In der Geburtsurkunde des Kindes wird der männliche Vorname der Mutter ausgegeben. Das Geschlecht der Eltern enthält die Geburtsurkunde nicht.

6. Dezember 2024

Die Vornamenstatistik wird in der Rubrik Standesamt Listen aufgerufen.

In den Datenfeldern Beurkundet von/bis wird der Beurkundungszeitraum eingegeben. Mit der Funktion suchen wird die Liste der Vornamen, die in diesem Zeitraum vergeben wurden, erzeugt und angezeigt.

Die Liste zeigt die Anzahl (Häufigkeit des Vornamens) an, den Vornamen, das Geschlecht und die Position des Vornamens.

Aus der Gesamtmenge der Daten wird die Statistik der Rangfolge der Vornamen erzeugt, die über den Befehl PDF als PDF angezeigt wird, sowie ausgedruckt und gespeichert werden kann.

Für den Export an die Gesellschaft für deutsche Sprache wird der Inhalt der Statistik im CSV-Format aufbereitet. Mit der Funktion CSV speichern wird ein Dialog zum Speichern der CSV-Datei aufgerufen.

Der Dateiname sollte den Namen des eigenen Standesamts enthalten. Die gespeicherte CSV-Datei wird per E-Mail an vornamen@gfds.de gesendet.

17. Mai 2024

Wird die Anerkennung der Vaterschaft vor der Geburt des Kindes beurkundet, steht nicht zuverlässig fest, ob das Kind an dem für die Geburt vorgesehenen Ort auch geboren wird. Auf einen Beschluss der FAV (Fachredaktion für Automation und Vordrucke) hin wird die beglaubigte Abschrift der Anerkennung der Vaterschaft deshalb nicht mehr vorab übermittelt, mit der Begründung, dass die Abschrift in diesen Fällen regelmäßig mit der Geburtsanzeige vorgelegt würde.

6. Mai 2024

Diese Frage wird immer gestellt, wenn aus dem Eintrag einer aufgelösten Ehe der Auszug aus dem Heiratseintrag nach dem Wiener Übereinkommen von 1976 (CIEC Nr. 16) ausgestellt werden soll. § 50 Abs. 6 PStV gibt zu der Frage, welche Namen in diesem Fall anzugeben sind, keine Auskunft.

Nr. 55.3.4 PStG-VwV ergänzt die Verordnung bezüglich des Namens, der nach Auflösung der Ehe anzugeben ist und geht damit darüber hinweg, dass Urkunden aus elektronischen Registern (mit einer einzigen speziellen Ausnahme) ausschließlich aus den aktuellen Daten des Eintrags ausgestellt werden.

Die zu beantwortende Frage besteht nun darin, ob Urkunden grundsätzlich den aktuellen Stand des Registereintrags wiederzugeben haben, oder ob der Inhalt bei der Ausstellung zurückdatiert (hier die Namen der Ehegatten) oder ergänzt (in allen Urkunden die Ortsangaben) werden kann.

Die derzeitigen Vorschriften, die alle vor Jahrzehnten erlassen wurden, führen dazu, dass die Standesbeamten aus demselben Eintrag, diesen Vorschriften folgend, Urkunden verschiedenen Inhalts ausstellen, nämlich die deutsche Eheurkunde, den beglaubigten Registerausdruck, die Heiratsurkunde nach CIEC Nr. 16 oder nach CIEC Nr. 34 und die elektronische Antwort auf den Datenabruf.

Die neue Urkunde nach dem CIEC-Abkommen Nr. 34 ist eine in Deutschland rechtmäßig ausgestellte Urkunde, die nun auch einige der gesellschaftlichen Entwicklungen wiedergibt und insofern der deutschen Eheurkunde entspricht.

22. Januar 2024

Das Jahr der Erstbeurkundung (Nr. 0013 der Anlage 1 zur PStV) bezieht sich immer auf das Jahr der Speicherung eines Eintrags im elektronischen Register; es ist nicht immer identisch mit dem Ereignisjahr.

Bei der Beurkundung einer Eheschließung Ende Dezember kommt es häufig vor, dass der Eintrag erst im Januar, also im Folgejahr und mit einer Registernummer des Folgejahrs gespeichert wird.

In solchen Fällen empfiehlt es sich, vor der Eheschließung keine Eintragsnummer zu reservieren, sondern die Urkunden mit der Angabe >Niederschrift über die Eheschließung< auszustellen (§ 56 Abs. 1 PStG).

Da jeder Eintrag über die Namen der beurkundeten Personen gefunden wird, ist es auch nicht zwingend erforderlich, an die Ehegatten nachträglich Urkunden mit der Eintragsnummer zu versenden.

22. Januar 2024

Die Verwaltungsvorschrift sieht eine Spezialurkunde bei schwacher Adoption von Volljährigen vor. Da diese Urkunden im Vergleich zur Gesamtzahl auszustellender Geburtsurkunden wesentlich seltener auszustellen sind und bei diesen Urkunden nicht nur Daten aus der aktuellen Schicht auszugeben sind, die manuell aus dem Eintrag übertragen werden müssen, wird die Urkunde nur noch im Formularserver angeboten.

Außerdem gibt es die Möglichkeit, einen beglaubigten Registerausdruck (ohne Hinweise) auszustellen, der dieselben Angaben enthält.

22. Januar 2024

Wenn die Maske Schlussverfügung vor Abschluss einer Beurkundung aufgerufen wird, passiert es offenbar gelegentlich versehentlich oder unbemerkt, dass das Feld Registernummer anlegen aktiviert wird, ohne dass es anschließend zur Beurkundung und Speicherung des Eintrags im elektronischen Register kommt.

Da die Eintragsnummer vom Registerverfahren vergeben wird und nicht von AutiSta, kann sie nicht zurückgenommen werden. Eintragsnummern, die reserviert, aber nicht verwendet wurden, werden im Jahresabschluss vermerkt. Fehlt die Nummer 1, wird als erste Nummer des Jahrgangs die Nummer 2 angegeben.

1. Dezember 2023

Anlass für die Änderung des Verfahrens war die Einführung des Datenabrufs aus elektronischen Personenstandseinträgen, mit dem den Bürgern die Vorlage ihrer Urkunden erspart werden soll (eine der Querschnittleistungen des Onlinezugangsgesetzes). Die Stufe 2 des Datenabrufs sieht eine – im positiven Fall - automatische Antwort vor, an der Standesbeamte nicht beteiligt sind.

Die automatisch erzeugten Antworten können nur die Daten enthalten, die im Eintrag gespeichert sind. Damit entspricht diese Antwort, mit der die Vorlage der Urkunde ersetzt werden soll, nicht der Urkunde, die aus demselben Eintrag ausgestellt wird - aber dem Inhalt des beglaubigten Registerausdrucks.

Damit die drei Auskünfte aus den elektronischen Personenstandseinträgen in Zukunft identisch sind, wurden mit dem Update auf AutiSta 12.4 für die Ausstellung der Ehe-, Geburts-, Lebenspartnerschafts- und Sterbeurkunden ausschließlich die gespeicherten Daten verwendet.

Um die korrekte Anwendung der diesbezüglichen Regelungen der PStG-VwV wieder zu ermöglichen, werden in den Bereichen EU, GU, LU und SU die Masken für den Ereignisort mit einem Hotfix in der ersten Dezemberwoche wieder zur Änderung freigeschaltet.

16. Mai 2023

Mitteilungen, die in einen Vorgang übernommen, aber noch nicht abschließend bearbeitet wurden, konnten durch Abschließen im Posteingang oder im Vorgang auch unbeabsichtigt gelöscht werden. Damit konnten sie danach nicht mehr angezeigt und auch nicht mehr in die Sammelakte übernommen werden. Um ein versehentliches Löschen in Zukunft zu verhindern, wurde diese Funktionen für solche Nachrichten aus dem Posteingang und aus dem Vorgang entfernt.

Insbesondere für große Standesämter hat sich damit ein neues Problem speziell für die Nachricht 017010 ergeben, mit der die Daten der Anmeldung der Eheschließung vom die Ehefähigkeit prüfenden an das die Eheschließung beurkundende Standesamt übermittelt werden. Weil diese Vorgänge bis zu einem halben Jahr auf ihren Abschluss warten, füllt sich der Posteingang und wird unübersichtlich.

Abhilfe schaffen zunächst die Filtermöglichkeiten, mit denen die Liste zum Beispiel auf einzelne XPS-Nachrichten begrenzt werden kann, oder nach dem Status, der anzeigt, ob ein Posteingang schon zur Bearbeitung übernommen wurde, oder welche Posteingänge neu sind.

Mit einem nächsten Update wird der Prozess überarbeitet. In der Posteingangsliste werden dann nur neue und reservierte Nachrichten angezeigt. Die Nachrichten, die bereits übernommen wurden, sind dann nur noch über das Auswahlkriterium Status zu sehen.

4. Mai 2023

Mit dem 3. PStRÄndG wurde die Angabe der Geburtszeit in die Geburtsurkunde aufgenommen. Damit ist ein weiteres Formular zur Auskunft über die Geburtszeit nicht mehr erforderlich.

Auf diese Änderung hinzuweisen, wurde in den Informationen zur Auslieferungen versäumt.

30. Januar 2023

Die Mitteilung 051020 wird nur versendet, wenn die positive Antwort der Ausländerbehörde (071020) auf die Anfrage (071010) nach der Verfügung der Geburt eintrifft und im Bereich GH bearbeitet wird.

Abb. 1

Abb. 2

Hat das Kind die deutsche Staatsangehörigkeit nach § 4 Abs. 3 StAG erworben, ist ein Hinweis einzutragen. In dem Feld StAngehörigkeit wird mit Gleich (=) der Text >deutsch nach § 4 Abs. 3 StAG< übernommen.

Abb. 3

Wenn dieser Eintrag fehlt, kommt es beim Senden zu einer Fehlermeldung, die sagt, dass etwas fehlt (not complete), nämlich der Erwerb der deutschen Staatsangehörigkeit. In diesem Fall ist die Mitteilung 051020 nicht zu versenden. Der Hinweis muss in einem neuen Vorgang nachgetragen und danach der Bevölkerungsstatistik mitgeteilt werden.

30. Januar 2023

Ob es sich bei einer Nachricht 051010 oder 054010 um eine versehentliche Doppelbeurkundung handelt, stellt das Statistische Landesamt durch Abgleich aller Daten selbst fest. Eine zusätzliche Nachricht durch das Standesamt ist nicht erforderlich.

Wurde eine Beurkundung berichtigt, weil sie für eine falsche Person vorgenommen wurde, ist eine Berichtigungsnachricht nicht zu versenden, wenn nur die Namen berichtigt wurden. Die Nachrichten an die Statistik sind grundsätzlich anonymisiert.

Ist versehentlich eine Nachricht für eine Beurkundung unterblieben und sind die Vorgangsdaten inzwischen gelöscht, ist nur eine konventionelle Mitteilung per Telefon oder E-Mail möglich.

Niemals ist an Stelle einer XPS-Nachricht ein beglaubigter Registerausdruck zu versenden!

7. November 2022

Abb. 1

Für Positionen, für die Mehrwertsteuer zu entrichten ist, ist der Mehrwertsteuersatz anzugeben. Sie wird auch heute schon berücksichtigt.

Abb. 2

Die Umsatzsteuer-ID Ihres Standesamts wird auf der Seite gespeichert, auf der in der Rubrik Verwaltung, Menü Einrichtung, auch die Bankverbindungen gespeichert werden. Mit dem Hotfix Autista 12.22 kann die Nummer eingetragen werden. Sie wird ab dem 1. Januar 2023 auf den Rechnungen ausgegeben.

3. November 2022

Mit AutiSta 12.2 hat sich die Technologie zum Aufbereiten des Drucks geändert. Bei einigen Druckern muss für den Ausdruck der A5 Urkunden das dafür genutzte Druckziel angepasst werden.

Abb. 1

Stellen Sie als Format für den Druck "DOK" ein. Wenn dann der Ausdruck immer noch über den Rand hinausragt, ist – je nach Druckermodell - die Funktion Skalierung beim Druck und die Verschiebung anzupassen.

21. September 2022

Die XPS-Nachricht 052010, die sowohl nach der Eheschließung im Inland als auch nach der Nachbeurkundung der Eheschließung im Ausland zu versenden ist, enthält das Feld Staatsangehörigkeit als Pflichtfeld, auch für den deutschen Ehegatten. Diese Angabe, die auch für die Frage der Namensführung in der Ehe verwendet wird und die Vorgangslogik steuert, muss grundsätzlich gemacht werden.

Wenn sie fehlt, kann der Vorgang nicht abschließend bearbeitet und die XPS-Nachricht nicht versendet werden.

Die Ehefähigkeit von Eheschließenden, die als ausländische Flüchtlinge und Asylberechtigte anerkannt sind, wird nach deutschem Recht geprüft. Sie behalten jedoch die Staatsangehörigkeit ihres Heimatstaates. Diese ist anzugeben, je nach Falllage nachgewiesen oder nicht.

Ein weiteres Pflichtfeld ist der bisherige Familienstand der Eheschließenden, der zwingend für die Prüfung des Eheverbots der Doppelehe anzugeben ist. Wenn die Angabe fehlt, wird eine Fehlermeldung angezeigt und die Nachricht wird nicht versendet. Diese Angabe kann im Rahmen der Vorgangsbearbeitung ergänzt werden, da es sich nicht um ein Feld des Eheeintrags handelt.

21. September 2022

Mit der Version XPersonenstand 1.7.6, die mit AutiSta 12.0 im November 2021 implementiert wurde, ist das Feld Anzahl Kind von Elternteil 1 ein Pflichtfeld geworden, das immer eine Zahl größer 0 enthalten muss.

Das Feld muss auch angegeben werden, wenn die Eltern miteinander verheiratet sind. Ist es leer (beziehungsweise gleich 0), führt das zu einem Schemafehler.

Manchmal wird auch die Maske Ansprechpartner nicht bedient (für die es einen komfortablen Gleichcode gibt). Diese Felder sind für alle XPS-Nachrichten Pflichtfelder.

Dass eine nicht schemakonforme Nachricht versendet werden soll, zeigt in der entsprechenden Zeile ein kleines rotes Zeichen an. Mit Hilfe der Maus wird die Fehlermeldung aufgerufen. Sie gibt an (technisch und englisch, aber verständlich), welche Daten das Schema vermisst.

(zum Beispiel Standesamt A-Dorf, jetzt B-Dorf jetzt B-Dorf)

11. Juli 2022

Jedes Standesamt, das die Personenstandsbücher früher selbstständiger Standesämter fortführt, legt die Standesamtsdaten für diese nun von ihm verwalteten Bücher in der Codetabelle Verwaltete Standesämter an.

Die Eintragung enthält die Bezeichnung des Standesamts und des Ortes vor der Eingemeindung, wie sie dort verwendet wurden.

Die Einträge der verwalteten Standesämter werden, wie die Einträge des aktiven Standesamts, zusätzlich im ePR-Server gespeichert. Die Liste Einrichtung Codetabellen Verwaltete Standesämter zeigt mit einem grünen Haken an, dass der Eintrag dort angelegt wurde.

Im Bereich der Urkundenausstellung wird nach dem verwalteten Standesamt gesucht. In die Eingangsmaske des Urkundenbereichs werden die Daten aus der Eintragssuche übernommen. Dabei wird der Standesamtsname (die Behörde, die die Urkunde ausstellt) mit dem Standesamtsnamen des verwalteten Standesamts verglichen. Sind sie ungleich, wird die Angabe auf der Urkunde automatisch ergänzt.

11. Juli 2022

Mit der Einführung elektronischer Sammelakten rückte der Inhalt der Sammelakte, bisher nur allgemein geregelt, stärker in den Blickpunkt. Deshalb musste nach einem allgemein gültigen Ordnungssystem gesucht werden, das für alle Sammelakten als Rahmen verwendet werden kann.

Das System, das mit AutiSta 11.5 erstmals eingesetzt wurde, hat sich vom Grundsatz her bereits bewährt. Dass einzelne Tabellen noch angepasst und ergänzt werden müssen, steht dem nicht entgegen. Die Erfahrungen, die die Standesämter jetzt damit machen, werden bei der Weiterentwicklung berücksichtigt.

Da alle Felder für die Nachweise freie Textfelder sind, kann der Inhalt dem jeweiligen Erfordernis entsprechend angepasst werden.

11. Juli 2022

Ein Vorgang, der ein Jahr lang nicht geöffnet wurde, erhält automatisch ein Löschkennzeichen, das berechnet wird aus dem aktuellen Datum und der konfigurierten Löschfrist für Vorgänge.

Zwei Beispiele:

- Am 1. Mai 2022 erhält ein Vorgang, der seit dem 1. Mai 2021 nicht mehr geöffnet wurde, bei einer Löschfrist von 30 Tagen das Löschdatum 31. Mai 2022.

- Am 1. Mai 2022 erhält ein Vorgang, der seit dem 1. Mai 2021 nicht mehr geöffnet wurde, bei einer Löschfrist von 365 Tagen das Löschdatum 1. Mai 2023.

11. Juli 2022

Der AutiSta Zeichensatz unterstützt die Eingabe von lateinischen Buchstaben mit Zusatzzeichen (diakritischen Zeichen), die für die Wiedergabe von Namen aus anderen Sprachen als der deutschen in den Personenstandsregistern erforderlich sind. Die zu verwendenden Zeichen sind durch Transliterationsnormen (ISO) festgelegt.

Für die Speicherung und die Datenübermittlung dieser Zeichen wurde bisher der Standard String.Latin verwendet, allerdings in unterschiedlichen Versionen für die Speicherung in den Personenstandsregistern (XPSR) und für die Übermittlung von Daten aus diesen Registern an andere Standesämter und Behörden (XPS).

Im November 2021 wurde der Standard String.Latin durch die Norm DIN SPEC 91379, die auf dem Standard String.Latin 1.1.1 basiert, abgelöst, sodass nun ein einheitlicher Standard gilt.

Für die Darstellung der Zeichen in den Eingabefeldern wird seit AutiSta 12.0 der Font Calibri verwendet, und für die PDF/As der elektronischen Register und Mitteilungen sowie die Ausdrucke der Font Courier.

Fehlen im AutiSta Zeichensatz Zeichen, die nachweislich zu verwenden sind, werden sie mit dem nächst möglichen Update eingeführt. Dabei sind gegebenenfalls die beiden Fonts anzupassen, sowie die Speicherung in der Datenbank und die Suche in den Suchverzeichnissen.

11. Juli 2022

Geburten und Sterbefälle, die sich auf der Fahrt in einem Fahrzeug ereigneten, werden in dem Standesamt beurkundet, in dessen Bezirk die Mutter oder die verstorbene Person aus dem Fahrzeug gebracht wurden.

Dieses Standesamt teilt dem Standesamt, in dessen Bezirk sich der Personenstandsfall ereignet hat, die Beurkundung formlos mit, denn die Personenstandsverordnung sieht dafür keine spezielle Mitteilung vor und auch keine Regelung, wie mit der Mitteilung zu verfahren wäre. Es liegt demnach im Ermessen des Empfängers, wie er organisatorisch mit der Information umgeht, um bei einer späteren Anfrage, zum Beispiel auf Ausstellung einer Urkunde, auf das den Eintrag führende Standesamt verweisen zu können.

Immer wieder zur Diskussion steht eine Referenzbeurkundung im Standesamt des Ereignisses. Damit könnten Anfragen beim Ereignisstandesamt an das den Eintrag führende Standesamt verwiesen werden.

In Erwartung einer späteren Regelung zur Errichtung von Referenzeinträgen wurde als Übergangslösung im Fachverfahren das Hilfskonstrukt der referenzierten Standesämter eingeführt. Mit diesem komplexen Verfahren konnte die Tabelle der verwalteten Standesämter um fiktive Standesämter erweitert werden. Mit AutiSta 12.0 wurde diese Speicherung von Daten außerhalb des Registers eingestellt, mit AutiSta 12.2 wird der Referenzeintrag nun gelöscht.

Damit kann auf die bisher dort eingetragenen Referenzstandesämter nicht mehr zugegriffen werden.

11. Juli 2022

Um die Möglichkeit der Verwendung von Kopfbögen im Fachverfahren zu prüfen, wurde eine repräsentative Anzahl von Schreiben von Städten und Gemeinden daraufhin analysiert, ob sich ein Muster ergeben könnte. Dabei wurde festgestellt, dass die Kopfbögen hinsichtlich der Absenderangaben, der Kontaktdaten, des Betreffs und des für den Inhalt verbleibenden Raums so unterschiedlich gestaltet sind, dass sie mit den Mitteln des Fachverfahrens nicht bedient werden können.

Das einfache Schreiben, das AutiSta als Begleitschreiben bei der Übersendung von Urkunden und zur Unterrichtung der ausländischen Eltern nach dem Erwerb der deutschen Staatsangehörigkeit des Kindes (§ 4 Abs. 3 StAG) anbietet, wird in einem neutralen Standardlayout erzeugt, wie auch alle anderen Dokumente, die das Standesamt ausstellt.