FAQ

8. Januar 2026

Problem

Mit der Version XPS 25.11 wurde die Nachricht an das ZTR auf Wunsch der Nachlassgerichte um den Nachweis über den Tod des vorverstorbenen Ehegatten ergänzt. Dabei wurde, von allen Beteiligten nicht wahrgenommen, der Datentyp für diese Registerdaten geändert, das Jahr der Erstbeurkundung, das bisher ein optionales Feld war, wurde zu einem Pflichtfeld.

Das hat nun zur Folge, dass Sterbeeinträge eines vorverstorbenen Ehegatten aus dem Ausland (Familienstand der verstorbenen Person ist verwitwet), die nicht immer ein Datenfeld für das Eintragsjahr enthalten, gegen das Schema verstoßen und abgewiesen werden.

Abb. 1

Wenn das Eintragsjahr für den Sterbeeintrag des vorverstorbenen Ehegatten fehlt, wird die abgebildete Fehlermeldung in der Druckauswahl angezeigt.

Zwischenlösung

In solchen Fällen ist als Zwischenlösung im Datenfeld für das Eintragsjahr >1800< einzugeben. Damit wird das aktuelle Schema nicht verletzt, aber es ist nachvollziehbar, dass es keine Eintragungsnummer gibt.

Lösung

Die Nachricht 065010 wird mit der Version XPS 26.11 geändert, das Feld Jahr der Eintragsnummer wird wieder als optionales Feld definiert.

9. Dezember 2025

Die Vornamenstatistik wird in der Rubrik Standesamt Listen aufgerufen.

In den Datenfeldern Beurkundet von/bis wird der Beurkundungszeitraum eingegeben. Mit der Funktion suchen wird die Liste der Vornamen, die in diesem Zeitraum vergeben wurden, erzeugt und angezeigt.

Die Liste zeigt die Anzahl (Häufigkeit des Vornamens) an, den Vornamen, das Geschlecht und die Position des Vornamens.

Aus der Gesamtmenge der Daten wird die Statistik der Rangfolge der Vornamen erzeugt, die über den Befehl PDF als PDF angezeigt wird, sowie ausgedruckt und gespeichert werden kann.

Für den Export an die Gesellschaft für deutsche Sprache wird der Inhalt der Statistik im CSV-Format aufbereitet. Mit der Funktion CSV speichern wird ein Dialog zum Speichern der CSV-Datei aufgerufen.

Der Dateiname sollte den Namen des eigenen Standesamts enthalten. Die gespeicherte CSV-Datei wird per E-Mail an vornamen@gfds.de gesendet.

21. November 2025

Die Angaben eines Ansprechpartners sind in den Urkundenbereichen für das Begleitschreiben vorgesehen. Die Masken für die dafür erforderlichen Angaben werden über das Steuerfeld Begleitschreiben aufgerufen, seit AutiSta 13.0 auch die Maske Ansprechpartner.

Bei der Änderung wurde übersehen, dass der Ansprechpartner auch bei der Ausstellung einer Rechnung über den Befehl Kosten gebraucht wird.

Mit dem nächsten Update wird dafür ein entsprechendes Steuerfeld eingeführt.

21. November 2025

Die Anforderungen von Urkunden mit den Portal-Nachrichten 081030, 082030, 083030 und 084030 enthalten für die verschiedenen Urkunden auch die Angaben der in den Bundesländern jeweils geltenden Kosten.

Da die anfordernden Standesämter und die die Urkunden ausstellenden Standesämter nicht immer demselben Bundesland angehören, und damit im Einzelfall vom ausstellenden Standesamt andere Kosten veranschlagt würden als vom anfordernden Portal vorgesehen, werden die mit der Nachricht übermittelten Daten für die Urkunden nicht mehr automatisch in die Vorgangsbearbeitung von AutiSta übernommen.

Welche Gebühren jeweils für welche Urkunden zu erheben und welche kostenfrei sind, muss das registerführende Standesamt nach seinen Vorschriften entscheiden. Das Fachverfahren übernimmt die Anzahl von Urkunden im Standardformat immer als gebührenpflichtig.

21. November 2025

Mit dem synchronen Datenabruf (Stufe 3) wurde die Funktion Mitteilung, mit der die PDFs der Antworten angezeigt werden, verändert, damit die Abrufe mehrfach aufgerufen werden können.

Dasselbe Verfahren wird nun auch für die Antworten der Ausländerbehörden eingesetzt, wo es nicht passt.

Die Korrektur ist für das Update auf AutiSta 13.1 (Mai 2026) vorgesehen. Bis dahin muss leider konventionell gearbeitet werden.

21. Novemmber 2025

Mit dem synchronen Datenabruf (Stufe 3) wird geprüft, ob ein elektronischer Eintrag vorliegt. Wenn nicht, wird mit der oben angegebenen Meldung geantwortet. Dieselbe Meldung wird verwendet, wenn der Eintrag einen Sperrvermerk trägt.

In beiden Fällen wird, automatisch, die Nachricht 018050 mit der Angabe zurückgeschickt, dass - und in den meisten Fällen auch warum - der Abruf nicht erfolgreich war. Beim angefragten Standesamt erscheint die Nachricht 018010 dann im Posteingang in der Rubrik GU Auskunft. Mit der Bearbeitung nach Stufe 1 des Datenabrufs, gegebenenfalls nach Nacherfassung, kann die Anfrage danach in der Regel beantwortet werden.

17. November 2025

Die Anpassung der Bereiche BN und BT an das neue Namensrecht konnte auch mit dem Update auf AutiSta 13.0 noch nicht für alle Fallkonstellationen implementiert werden. Deshalb werden immer noch einzelne Erklärungen im Formularserver angeboten, und deshalb kann die Entgegennahme in BN und BT und die getrennte Einwilligung in BT derzeit nicht bearbeitet werden.

Für die Entgegennahme wurde davon ausgegangen, dass sie nur für Fälle eine Rolle spielt, für die es keinen inländischen Eintrag gibt, und dass diese Fälle selten sind.

Für die Bescheinigungen stehen Formulare im Formularserver zur Verfügung, für die Mitteilungen zunächst nur die konventionelle Übermittlung.

Auch für die getrennte Einwilligung ist ein Formular im Formularserver verfügbar.

Die Reaktivierung der Entgegennahme und der getrennten Einwilligung ist für das nächste Update geplant.

5. November 2025

Die Personenstandsverordnung schreibt einerseits vor, bei der Nacherfassung von Personenstandseinträgen den Sachverhalt so zu übernehmen, dass der personenstandsrechtliche Verlauf nachvollziehbar ist, andererseits sind nur Daten zu übernehmen, die in den elektronischen Personenstandsregistern zur Speicherung vorgesehen sind (§ 69 Abs. 1 PStV).

Das kann im Geburtenregister zu Fragen führen, wenn zum Beispiel eine frühere Rechtsbeziehung weggefallen ist. Dazu gehört auch die bis zur Reform des Kindschaftsrechts (1998) vorgesehene Möglichkeit der Legitimation und der Ehelicherklärung, die bisher sowohl im Bereich GA als auch im Bereich GT bearbeitet werden konnten.

Mit dem Update auf AutiSta 13 ist im Bereich GA auch für die Nacherfassung nur noch die Folgebeurkundung über die Vaterschaft, deren Nichtbestehen und die Mutterschaft vorgesehen. Da die Alteinträge Bestandteil der Sammelakte werden (§ 69 Abs. 5 PStV), können auch keine Informationen zum Sachverhalt verloren gehen.

Eine Anleitung zum Verfahren in GT steht neben der IzA in der Dokumentation von AutiSta zur Verfügung.

4. November 2025

Der synchrone Datenabruf (Datenabruf Stufe 3) wurde mit AutiSta 13 zum 1. November bundesweit eingeführt.

Damit können Standesämter Daten in Echtzeit bei anderen Standesämtern abrufen. Dafür wurde in den Rechenzentren eine neue und komplexe Technik aufgebaut, die viele Systeme miteinander verbindet.

Bei jedem Abruf läuft die Nachricht über mehrere technische Stationen (z.B. XTA2, Intermediär, OSCI).

Alle diese Systeme müssen gleichzeitig und fehlerfrei funktionieren – sowohl beim anfragenden als auch beim antwortenden Standesamt. (siehe auch Update-Anleitungen)

Wenn eines dieser Systeme ein Problem hat, sendet dieses eine technische Fehlermeldung an das anfragende Standesamt zurück und sie wird in AutiSta angezeigt.

Das bedeutet: Auch wenn der Fehler nicht im eigenen Rechenzentrum liegt, kann er in AutiSta sichtbar werden, wenn ein Abruf an ein Standesamt eines anderen Betreibers gesendet wurde.

Solche Fehler müssen in der Regel von den Rechenzentren untersucht und behoben werden, oft gemeinsam mit den Softwareherstellern und ggf. auch mit der KoSIT.

Bitte melden Sie daher alle technischen Fehlermeldungen zuerst an Ihr Rechenzentrum.

Da mit dem Start am 1. November erstmals viele Systeme und Komponenten bundesweit in Echtzeit zusammenarbeiten, kann es in den ersten Tagen noch zu technischen Störungen und Abstimmungsproblemen kommen.

Diese werden Schritt für Schritt durch die Rechenzentren und beteiligten Partner behoben.

Bis alles stabil und reibungslos läuft, ist etwas Geduld erforderlich.

4. Juli 2025

Der Formularserver wird in AutiSta über das Menü Extras/Formularserver aufgerufen. Im Anschluss öffnet sich der von Rechenzentrum hinterlegte Internetbrowser. Die Weiterleitung auf die Webseite des Formularservers erfolgt automatisch.

Beim Aufruf eines Formulars in dem Formularserver wird die zugehörige PDF-Datei geöffnet. Das Formular kann entweder direkt im Browser bearbeitet werden oder erst heruntergeladen und anschließend mit einem externen Programm (z.B. Acrobat Reader) geöffnet werden. 

Wie die PDF-Datei im Internetbrowser geöffnet wird und welches Programm zum Bearbeiten der PDF-Dateien genutzt wird, kann administrativ festgelegt werden. Abhängig davon, ob der lokal installierte Browser am Standesamtsrechner gestartet wird oder der Browser auf den Terminalservern des Rechenzentrums, ist entweder die IT-Abteilung der Gemeinde oder die Administration im Rechenzentrum zuständig.

Eingabe diakritischer Zeichen

Zur Eingabe diakritischer Zeichen wird die Windows-Zeichentabelle verwendet. Diese wird mit der Tastenkombination Windows-Taste + R und anschließender Eingabe des Befehls charmap geöffnet.

Das gewünschte Zeichen wird in der Zeichentabelle ausgewählt, über Strg+C in die Zwischenablage kopiert und mit Strg+V an der entsprechenden Stelle im Formular eingefügt.

4. Juli 2025

Aus unterschiedlichen Gründen wird die Bearbeitung eines Personenstandseintrags in AutiSta gelegentlich nicht korrekt abgeschlossen.

Befindet sich ein Personenstandseintrag deshalb noch im Zustand der Bearbeitung – etwa, weil eine Nacherfassung nicht abgeschlossen oder eine (Folge-)Beurkundung noch nicht vollständig verfügt wurde – wird dieser automatisch durch das Registerverfahren für eine weitere Bearbeitung gesperrt. 

Die Anlegung eines neuen Vorgangs zu dem Personenstandseintrag ist nicht möglich.

Wurde die Bearbeitung des Eintrags versehentlich nicht ordnungsgemäß abgeschlossen ist die Eintragssperre manuell zu lösen.

Die manuelle Aufhebung der Eintragssperre ist über den Menüpunkt „Register > Eintragssperren lösen“ möglich. Danach kann ein neuer Vorgang erstellt werden.

4. Juni 2025

Die Registernummern werden vom Registerverfahren vergeben und damit für einen bestimmten Eintrag reserviert. Kommt dieser Eintrag dann nicht zustande, kann die Nummer nicht für einen anderen Eintrag verwendet werden. Sie wird im Jahresabschluss als nicht verwendete Eintragsnummer ausgewiesen.

6. Mai 2025

Während der Arbeit an den Erklärungen zum neuen Namensrecht für das Update auf AutiSta 12.7 stellten sich bis zum Schluss immer wieder neue Erkenntnisse darüber heraus, wie schnell wie häufig wie dringend bestimmte Erklärungen zu beurkunden sein würden.

Dabei wurde zum Beispiel der Wunsch nach Rückbenennung durch volljährige Personen unterschätzt. Zum Zeitpunkt der Manuskripterstellung der Update Anleitungen waren diese Erklärungen noch mit der Nummer 16/1642a für den Formularserver vorgesehen. Dann wurden sie mit der Formularnummer 16/675 doch noch im Bereich BT implementiert (§ 45 Abs. 1 Nr. 9 PStG).

Formulare, die sich über das aktuelle Angebot hinaus als erforderlich herausstellen, zum Beispiel für die Fälle des § 1617d Abs. 3 BGB und des Art. 229 § 67 Abs. 6 EGBGB, werden so schnell wie möglich im Formularserver eingestellt.

Legende

1 = Formularnummer, 2 = § 45 Abs. 1 Nr., 3 = Formularbezeichnung, 
4 = in GE oder BT implementiert, 5 = nur im Formularserver

* = GE und BT

20. März 2025

In dem Feld PLZ Sterbeort werden drei Möglichkeiten angeboten, die Postleitzahl und die AGS des Sterbeorts aus den vorhandenen Daten zu übernehmen.

Abb.1

Mit der Funktion Plus (>+<) werden die Daten aus den Standesamtsdaten übernommen (Einrichtung, Stammdaten und AGS der eigenen Meldebehörde).

Diese Funktion ist für Sterbefälle vorgesehen, die weder in einer Einrichtung (siehe unten) noch in der Wohnung der verstorbenen Person eingetreten sind,

In Großstädten wird diese Funktion möglicherweise nicht ausreichen.

Mit der Funktion Pluscode (>++<) werden die Postleitzahl und die AGS übernommen, die für Krankenhäuser usw. in den Standesamtsdaten gespeichert sind (Einrichtung, Codetabellen Einrichtung). Diese Übernahme ist für die Sterbefälle in Krankenhäusern und Altersheimen vorgesehen.

Mit der Funktion Gleich (>#<) werden die Angaben aus der Wohnanschrift der verstorbenen Person übernommen. Diese Übernahme steht für die Sterbefälle in der Wohnung der verstorbenen Person zur Verfügung.

2. Januar 2025

Eine Ehe, die im Dezember wirksam vor einer Urkundsperson im Standesamt geschlossen wurde, ist gültig, auch wenn sie nicht mehr im Eheregister von 2024 gespeichert wurde.

Mit der Beurkundung durch Verfügung und Signierung im Januar 2025 wird auch eine neue Registernummer vergeben. Wurde bereits bei der Eheschließung eine Registernummer für das Jahr 2024 angelegt, verfällt diese.

Den Ehegatten sind neue Eheurkunden auszustellen.

4. November 2024

Mit dem Selbstbestimmungsgesetz ist in Art. 4 das Personenstandsgesetz ergänzt worden. Es sieht vor, die Änderung des Geschlechtseintrags und der Vornamen der Eltern im Geburtseintrag ihres Kindes als Folgebeurkundung einzutragen (§ 27 Abs. 3 Nr. 5 PStG).

Wenn das Geburtsstandesamt des Kindes von einer entsprechenden Eintragung im Geburtseintrag eines Elternteils erfährt, hat es eine Folgebeurkundung vorzunehmen.

Im folgenden Beispiel hat die Mutter ihren Geschlechtseintrag in männlich ändern lassen und ihren Vornamen von Bettina in Berthold.

1. Bearbeitung einer Folgebeurkundung im Geburtseintrag des Kindes

Abb. 1

Die Änderung des Geschlechtseintrags und der Vornamen der Mutter kann im Bereich GT bearbeitet werden. Dieser (Arbeits-)Bereich war bisher nur für die Namensänderung des Kindes durch Erklärung der Eltern, die Änderung des Familiennamens eines Elternteils nach Bestimmung eines Ehenamens und die Erstreckung auf den Familiennamen des Kindes vorgesehen.

Für den Anlass der Beurkundung gibt es derzeit keinen Eintrag in der Tabelle, der Anlass muss manuell eingegeben werden. Deshalb wird auch noch keine passende rechtliche Grundlage angezeigt.

Abb. 2

Der Geschlechtseintrag der Mutter und ihr Vorname wurden geändert.

Abb. 3

Folgebeurkundung im Geburtseintrag des Kindes.

2. Geburtsurkunde für das Kind

Abb. 4

In der Geburtsurkunde des Kindes wird der männliche Vorname der Mutter ausgegeben. Das Geschlecht der Eltern enthält die Geburtsurkunde nicht.

17. Mai 2024

Wird die Anerkennung der Vaterschaft vor der Geburt des Kindes beurkundet, steht nicht zuverlässig fest, ob das Kind an dem für die Geburt vorgesehenen Ort auch geboren wird. Auf einen Beschluss der FAV (Fachredaktion für Automation und Vordrucke) hin wird die beglaubigte Abschrift der Anerkennung der Vaterschaft deshalb nicht mehr vorab übermittelt, mit der Begründung, dass die Abschrift in diesen Fällen regelmäßig mit der Geburtsanzeige vorgelegt würde.

6. Mai 2024

Diese Frage wird immer gestellt, wenn aus dem Eintrag einer aufgelösten Ehe der Auszug aus dem Heiratseintrag nach dem Wiener Übereinkommen von 1976 (CIEC Nr. 16) ausgestellt werden soll. § 50 Abs. 6 PStV gibt zu der Frage, welche Namen in diesem Fall anzugeben sind, keine Auskunft.

Nr. 55.3.4 PStG-VwV ergänzt die Verordnung bezüglich des Namens, der nach Auflösung der Ehe anzugeben ist und geht damit darüber hinweg, dass Urkunden aus elektronischen Registern (mit einer einzigen speziellen Ausnahme) ausschließlich aus den aktuellen Daten des Eintrags ausgestellt werden.

Die zu beantwortende Frage besteht nun darin, ob Urkunden grundsätzlich den aktuellen Stand des Registereintrags wiederzugeben haben, oder ob der Inhalt bei der Ausstellung zurückdatiert (hier die Namen der Ehegatten) oder ergänzt (in allen Urkunden die Ortsangaben) werden kann.

Die derzeitigen Vorschriften, die alle vor Jahrzehnten erlassen wurden, führen dazu, dass die Standesbeamten aus demselben Eintrag, diesen Vorschriften folgend, Urkunden verschiedenen Inhalts ausstellen, nämlich die deutsche Eheurkunde, den beglaubigten Registerausdruck, die Heiratsurkunde nach CIEC Nr. 16 oder nach CIEC Nr. 34 und die elektronische Antwort auf den Datenabruf.

Die neue Urkunde nach dem CIEC-Abkommen Nr. 34 ist eine in Deutschland rechtmäßig ausgestellte Urkunde, die nun auch einige der gesellschaftlichen Entwicklungen wiedergibt und insofern der deutschen Eheurkunde entspricht.

22. Januar 2024

Das Jahr der Erstbeurkundung (Nr. 0013 der Anlage 1 zur PStV) bezieht sich immer auf das Jahr der Speicherung eines Eintrags im elektronischen Register; es ist nicht immer identisch mit dem Ereignisjahr.

Bei der Beurkundung einer Eheschließung Ende Dezember kommt es häufig vor, dass der Eintrag erst im Januar, also im Folgejahr und mit einer Registernummer des Folgejahrs gespeichert wird.

In solchen Fällen empfiehlt es sich, vor der Eheschließung keine Eintragsnummer zu reservieren, sondern die Urkunden mit der Angabe >Niederschrift über die Eheschließung< auszustellen (§ 56 Abs. 1 PStG).

Da jeder Eintrag über die Namen der beurkundeten Personen gefunden wird, ist es auch nicht zwingend erforderlich, an die Ehegatten nachträglich Urkunden mit der Eintragsnummer zu versenden.

22. Januar 2024

Die Verwaltungsvorschrift sieht eine Spezialurkunde bei schwacher Adoption von Volljährigen vor. Da diese Urkunden im Vergleich zur Gesamtzahl auszustellender Geburtsurkunden wesentlich seltener auszustellen sind und bei diesen Urkunden nicht nur Daten aus der aktuellen Schicht auszugeben sind, die manuell aus dem Eintrag übertragen werden müssen, wird die Urkunde nur noch im Formularserver angeboten.

Außerdem gibt es die Möglichkeit, einen beglaubigten Registerausdruck (ohne Hinweise) auszustellen, der dieselben Angaben enthält.

16. Mai 2023

Mitteilungen, die in einen Vorgang übernommen, aber noch nicht abschließend bearbeitet wurden, konnten durch Abschließen im Posteingang oder im Vorgang auch unbeabsichtigt gelöscht werden. Damit konnten sie danach nicht mehr angezeigt und auch nicht mehr in die Sammelakte übernommen werden. Um ein versehentliches Löschen in Zukunft zu verhindern, wurde diese Funktionen für solche Nachrichten aus dem Posteingang und aus dem Vorgang entfernt.

Insbesondere für große Standesämter hat sich damit ein neues Problem speziell für die Nachricht 017010 ergeben, mit der die Daten der Anmeldung der Eheschließung vom die Ehefähigkeit prüfenden an das die Eheschließung beurkundende Standesamt übermittelt werden. Weil diese Vorgänge bis zu einem halben Jahr auf ihren Abschluss warten, füllt sich der Posteingang und wird unübersichtlich.

Abhilfe schaffen zunächst die Filtermöglichkeiten, mit denen die Liste zum Beispiel auf einzelne XPS-Nachrichten begrenzt werden kann, oder nach dem Status, der anzeigt, ob ein Posteingang schon zur Bearbeitung übernommen wurde, oder welche Posteingänge neu sind.

Mit einem nächsten Update wird der Prozess überarbeitet. In der Posteingangsliste werden dann nur neue und reservierte Nachrichten angezeigt. Die Nachrichten, die bereits übernommen wurden, sind dann nur noch über das Auswahlkriterium Status zu sehen.

30. Januar 2023

Ob es sich bei einer Nachricht 051010 oder 054010 um eine versehentliche Doppelbeurkundung handelt, stellt das Statistische Landesamt durch Abgleich aller Daten selbst fest. Eine zusätzliche Nachricht durch das Standesamt ist nicht erforderlich.

Wurde eine Beurkundung berichtigt, weil sie für eine falsche Person vorgenommen wurde, ist eine Berichtigungsnachricht nicht zu versenden, wenn nur die Namen berichtigt wurden. Die Nachrichten an die Statistik sind grundsätzlich anonymisiert.

Ist versehentlich eine Nachricht für eine Beurkundung unterblieben und sind die Vorgangsdaten inzwischen gelöscht, ist nur eine konventionelle Mitteilung per Telefon oder E-Mail möglich.

Niemals ist an Stelle einer XPS-Nachricht ein beglaubigter Registerausdruck zu versenden!

11. Juli 2022

Geburten und Sterbefälle, die sich auf der Fahrt in einem Fahrzeug ereigneten, werden in dem Standesamt beurkundet, in dessen Bezirk die Mutter oder die verstorbene Person aus dem Fahrzeug gebracht wurden.

Dieses Standesamt teilt dem Standesamt, in dessen Bezirk sich der Personenstandsfall ereignet hat, die Beurkundung formlos mit, denn die Personenstandsverordnung sieht dafür keine spezielle Mitteilung vor und auch keine Regelung, wie mit der Mitteilung zu verfahren wäre. Es liegt demnach im Ermessen des Empfängers, wie er organisatorisch mit der Information umgeht, um bei einer späteren Anfrage, zum Beispiel auf Ausstellung einer Urkunde, auf das den Eintrag führende Standesamt verweisen zu können.

Immer wieder zur Diskussion steht eine Referenzbeurkundung im Standesamt des Ereignisses. Damit könnten Anfragen beim Ereignisstandesamt an das den Eintrag führende Standesamt verwiesen werden.

In Erwartung einer späteren Regelung zur Errichtung von Referenzeinträgen wurde als Übergangslösung im Fachverfahren das Hilfskonstrukt der referenzierten Standesämter eingeführt. Mit diesem komplexen Verfahren konnte die Tabelle der verwalteten Standesämter um fiktive Standesämter erweitert werden. Mit AutiSta 12.0 wurde diese Speicherung von Daten außerhalb des Registers eingestellt, mit AutiSta 12.2 wird der Referenzeintrag nun gelöscht.

Damit kann auf die bisher dort eingetragenen Referenzstandesämter nicht mehr zugegriffen werden.