FAQ

20. März 2023

Das Straßburger Abkommen der CIEC Nr. 34, mit dem die mehrsprachigen Personenstandsurkunden der gesellschaftlichen Realität angepasst wurden, ist mit der Ratifizierung durch das Vertragsgesetz vom 17.7.2017 (BGBl. 2017 II S. 938) i.V.m. Art. 12 Abs. 3 des Übereinkommens für Deutschland am 1.11.2022 in Kraft getreten.

Im Unterschied zu den – auch weiterhin gültigen – bisherigen CIEC-Urkunden können damit nun auch mehrsprachige Eheurkunden für gleichgeschlechtliche Ehegatten und Lebenspartner sowie für Geburtsurkunden mit gleichgeschlechtlichen Eltern ausgestellt werden.

Die Vordrucke sind in der Amtssprache des ausstellenden Staates und mindestens in französischer Sprache auszustellen (siehe Anlage 3 Für die Formblätter der CIEC geltende Vorschriften, Nr. 6).

Insofern sind die Formulare auf der Webseite des Verlags korrekt. Sie können im Übrigen auch über die Plattform der CIEC übermittelt werden.

Die Aufnahme in das Fachverfahren ist mit einem der nächsten Updates vorgesehen. Bis dahin können Standesämter die vier Urkunden in ihrem Download-Bereich aufrufen.

30. Januar 2023

Die Mitteilung 051020 wird nur versendet, wenn die positive Antwort der Ausländerbehörde (071020) auf die Anfrage (071010) nach der Verfügung der Geburt eintrifft und im Bereich GH bearbeitet wird.

Abb. 1

Abb. 2

Hat das Kind die deutsche Staatsangehörigkeit nach § 4 Abs. 3 StAG erworben, ist ein Hinweis einzutragen. In dem Feld StAngehörigkeit wird mit Gleich (=) der Text >deutsch nach § 4 Abs. 3 StAG< übernommen.

Abb. 3

Wenn dieser Eintrag fehlt, kommt es beim Senden zu einer Fehlermeldung, die sagt, dass etwas fehlt (not complete), nämlich der Erwerb der deutschen Staatsangehörigkeit. In diesem Fall ist die Mitteilung 051020 nicht zu versenden. Der Hinweis muss in einem neuen Vorgang nachgetragen und danach der Bevölkerungsstatistik mitgeteilt werden.

30. Januar 2023

Ob es sich bei einer Nachricht 051010 oder 054010 um eine versehentliche Doppelbeurkundung handelt, stellt das Statistische Landesamt durch Abgleich aller Daten selbst fest. Eine zusätzliche Nachricht durch das Standesamt ist nicht erforderlich.

Wurde eine Beurkundung berichtigt, weil sie für eine falsche Person vorgenommen wurde, ist eine Berichtigungsnachricht nicht zu versenden, wenn nur die Namen berichtigt wurden. Die Nachrichten an die Statistik sind grundsätzlich anonymisiert.

Ist versehentlich eine Nachricht für eine Beurkundung unterblieben und sind die Vorgangsdaten inzwischen gelöscht, ist nur eine konventionelle Mitteilung per Telefon oder E-Mail möglich.

Niemals ist an Stelle einer XPS-Nachricht ein beglaubigter Registerausdruck zu versenden!

2. Januar 2023

Eine Ehe, die im Dezember wirksam vor einer Urkundsperson im Standesamt geschlossen wurde, ist gültig, auch wenn sie nicht mehr im Eheregister von 2022 gespeichert wurde.

Mit der Beurkundung durch Verfügung und Signierung im Januar 2023 wird auch eine neue Registernummer vergeben. Wurde bereits bei der Eheschließung eine Registernummer für das Jahr 2022 angelegt, verfällt diese.

Den Ehegatten sind neue Eheurkunden auszustellen.

9. Dezember 2022

Die Vornamenstatistik wird in der Rubrik Standesamt Listen aufgerufen.

In den Datenfeldern Beurkundet von/bis wird der Beurkundungszeitraum eingegeben. Mit der Funktion suchen wird die Liste der Vornamen, die in diesem Zeitraum vergeben wurden, erzeugt und angezeigt.

Die Liste zeigt die Anzahl (Häufigkeit des Vornamens) an, den Vornamen, das Geschlecht und die Position des Vornamens.

Aus der Gesamtmenge der Daten wird die Statistik der Rangfolge der Vornamen erzeugt, die über den Befehl PDF als PDF angezeigt wird, sowie ausgedruckt und gespeichert werden kann.

Für den Export an die Gesellschaft für deutsche Sprache wird der Inhalt der Statistik im CSV-Format aufbereitet. Mit der Funktion CSV speichern wird ein Dialog zum Speichern der CSV-Datei aufgerufen.

Der Dateiname sollte den Namen des eigenen Standesamts enthalten. Die gespeicherte CSV-Datei wird per E-Mail an vornamen@gfds.de gesendet.

22. November 2022

Das 3. PStRÄndG, mit dem der Wegfall der Angabe der Religionszugehörigkeit in Kraft getreten ist, wurde am 7. Oktober 2022 veröffentlicht. Damit blieben bis zur Produktivsetzung des Updates auf AutiSta 12.2 bei den dafür verantwortlichen Betreibern drei Wochen Zeit, um die entscheidenden, für den Bürger sichtbaren Änderungen umzusetzen.

Mit dem Hotfix AutiSta 12.2 ist das gelungen. Die Angaben über die Religionszugehörigkeit werden nicht mehr in die Register aufgenommen, und die Urkunden enthalten den Leittext nicht mehr. Nach der Beurkundung des Kirchenaustritts werden die Personenstandsregister nicht mehr benachrichtigt.

Punkt 2 der Informationen zur Auslieferung (siehe Hilfe, Dokumentation) spricht ausdrücklich von >ersten Anpassungen< hinsichtlich des Wegfalls der Angaben zu Religionszugehörigkeit

Mit dem Update auf AutiSta 12.3 (Mai 2023) werden die weiteren Änderungen vorgenommen, mit denen dann das Datenfeld auch von den Masken entfernt wird.

7. November 2022

Im Zuge von Korrekturarbeiten wurden Vorlagen vertauscht. Ab sofort stehen im Formularserver wieder dieselben Formulare wie bisher zur Verfügung. Wartungsarbeiten werden im Dezember durchgeführt.

7. November 2022

Abb. 1

Für Positionen, für die Mehrwertsteuer zu entrichten ist, ist der Mehrwertsteuersatz anzugeben. Sie wird auch heute schon berücksichtigt.

Abb. 2

Die Umsatzsteuer-ID Ihres Standesamts wird auf der Seite gespeichert, auf der in der Rubrik Verwaltung, Menü Einrichtung, auch die Bankverbindungen gespeichert werden. Mit dem Hotfix Autista 12.22 kann die Nummer eingetragen werden. Sie wird ab dem 1. Januar 2023 auf den Rechnungen ausgegeben.

7. November 2022

Mit XPersonenstand 1.7.7 wird die ausländische Namensart nicht mehr an die Meldebehörde übermittelt. In der Nachricht 031010 sind die Daten nicht korrekt entfernt worden, so dass es bei der Übermittlung zu einem Schemafehler kommt. Der Fehler wird in Kürze mit dem Hotfix AutiSta 12.22 behoben.

7. November 2022

Die automatische Übernahme der Daten aus den Nachrichten, nicht nur aus den Portalnachrichten, wurde an vielen Stellen durch eine blockweise Übernahme mit der Funktion Minus (-) ersetzt. Sie wird jeweils im ersten Feld der Maske oder des Datenblocks durch ein dezentes kleines rotes Minuszeichen angezeigt.

Mit dieser Änderung sollte dem Anwender die Möglichkeit gegeben werden, selbst zu entscheiden, ob die Daten zu seinem Vorgang passen und ob er sie verwenden will.

Die Änderung betrifft unter anderen die XPS-Nachrichten

• 014010 über den Sterbefall an den Geburtseintrag der verstorbenen Person,
• 012021 über die Eheschließung mit Namensbestimmung an den Geburtseintrag des Kindes,
• 081030, 082030, 083030, 084030, Anforderungen von Urkunden.
   

Die ersten Tage nach Produktivnahme des Novemberupdates zeigen, dass die bisherige Methode wohl doch die bessere war. Mit dem nächsten Update werden die Datenübernahmen noch einmal überarbeitet.

Bei den neuen Anforderungen von Bescheinigungen über eine Namensänderung verhält sich die Datenübernahme den Urkundenanforderungen entsprechend. Sie wird auch für diese Nachrichten (081031, 082031 und 083031) überprüft.

3. November 2022

Mit AutiSta 12.2 hat sich die Technologie zum Aufbereiten des Drucks geändert. Bei einigen Druckern muss für den Ausdruck der A5 Urkunden das dafür genutzte Druckziel angepasst werden.

Abb. 1

Stellen Sie als Format für den Druck "DOK" ein. Wenn dann der Ausdruck immer noch über den Rand hinausragt, ist – je nach Druckermodell - die Funktion Skalierung beim Druck und die Verschiebung anzupassen.

21. September 2022

Die XPS-Nachricht 052010, die sowohl nach der Eheschließung im Inland als auch nach der Nachbeurkundung der Eheschließung im Ausland zu versenden ist, enthält das Feld Staatsangehörigkeit als Pflichtfeld, auch für den deutschen Ehegatten. Diese Angabe, die auch für die Frage der Namensführung in der Ehe verwendet wird und die Vorgangslogik steuert, muss grundsätzlich gemacht werden.

Wenn sie fehlt, kann der Vorgang nicht abschließend bearbeitet und die XPS-Nachricht nicht versendet werden.

Die Ehefähigkeit von Eheschließenden, die als ausländische Flüchtlinge und Asylberechtigte anerkannt sind, wird nach deutschem Recht geprüft. Sie behalten jedoch die Staatsangehörigkeit ihres Heimatstaates. Diese ist anzugeben, je nach Falllage nachgewiesen oder nicht.

Ein weiteres Pflichtfeld ist der bisherige Familienstand der Eheschließenden, der zwingend für die Prüfung des Eheverbots der Doppelehe anzugeben ist. Wenn die Angabe fehlt, wird eine Fehlermeldung angezeigt und die Nachricht wird nicht versendet. Diese Angabe kann im Rahmen der Vorgangsbearbeitung ergänzt werden, da es sich nicht um ein Feld des Eheeintrags handelt.

21. September 2022

Mit der Version XPersonenstand 1.7.6, die mit AutiSta 12.0 im November 2021 implementiert wurde, ist das Feld Anzahl Kind von Elternteil 1 ein Pflichtfeld geworden, das immer eine Zahl größer 0 enthalten muss.

Das Feld muss auch angegeben werden, wenn die Eltern miteinander verheiratet sind. Ist es leer (beziehungsweise gleich 0), führt das zu einem Schemafehler.

Manchmal wird auch die Maske Ansprechpartner nicht bedient (für die es einen komfortablen Gleichcode gibt). Diese Felder sind für alle XPS-Nachrichten Pflichtfelder.

Dass eine nicht schemakonforme Nachricht versendet werden soll, zeigt in der entsprechenden Zeile ein kleines rotes Zeichen an. Mit Hilfe der Maus wird die Fehlermeldung aufgerufen. Sie gibt an (technisch und englisch, aber verständlich), welche Daten das Schema vermisst.

11. Juli 2022

Die separate Bearbeitung von Folgebeurkundungen im Rahmen der Nacherfassung hat zwei Gründe. Zum einen sind speziell im Geburtenbereich Sachverhalte nach früher geltenden Vorschriften zu berücksichtigen (zum Beispiel die Legitimation). Zum anderen kann die Vorgangsbearbeitung im Bereich der Nacherfassung auf das ganze Mitteilungswesen verzichten, wodurch der Prozess der Nacherfassung besonders schlank und effizient gehalten werden kann.

Bei der Folgebeurkundung des Kirchenaustritts (oder Übertritts) greifen diese Vorteile nicht, weil keine früheren Rechtsvorschriften zu beachten sind und Mitteilungspflichten nicht bestehen.

Deshalb kann hier auf den Sonderweg in Rahmen der Nacherfassung verzichtet werden.

(zum Beispiel Standesamt A-Dorf, jetzt B-Dorf jetzt B-Dorf)

11. Juli 2022

Jedes Standesamt, das die Personenstandsbücher früher selbstständiger Standesämter fortführt, legt die Standesamtsdaten für diese nun von ihm verwalteten Bücher in der Codetabelle Verwaltete Standesämter an.

Die Eintragung enthält die Bezeichnung des Standesamts und des Ortes vor der Eingemeindung, wie sie dort verwendet wurden.

Die Einträge der verwalteten Standesämter werden, wie die Einträge des aktiven Standesamts, zusätzlich im ePR-Server gespeichert. Die Liste Einrichtung Codetabellen Verwaltete Standesämter zeigt mit einem grünen Haken an, dass der Eintrag dort angelegt wurde.

Im Bereich der Urkundenausstellung wird nach dem verwalteten Standesamt gesucht. In die Eingangsmaske des Urkundenbereichs werden die Daten aus der Eintragssuche übernommen. Dabei wird der Standesamtsname (die Behörde, die die Urkunde ausstellt) mit dem Standesamtsnamen des verwalteten Standesamts verglichen. Sind sie ungleich, wird die Angabe auf der Urkunde automatisch ergänzt.

11. Juli

Mit der Einführung elektronischer Sammelakten rückte der Inhalt der Sammelakte, bisher nur allgemein geregelt, stärker in den Blickpunkt. Deshalb musste nach einem allgemein gültigen Ordnungssystem gesucht werden, das für alle Sammelakten als Rahmen verwendet werden kann.

Das System, das mit AutiSta 11.5 erstmals eingesetzt wurde, hat sich vom Grundsatz her bereits bewährt. Dass einzelne Tabellen noch angepasst und ergänzt werden müssen, steht dem nicht entgegen. Die Erfahrungen, die die Standesämter jetzt damit machen, werden bei der Weiterentwicklung berücksichtigt.

Da alle Felder für die Nachweise freie Textfelder sind, kann der Inhalt dem jeweiligen Erfordernis entsprechend angepasst werden.

11. Juli 2022

Ein Vorgang, der ein Jahr lang nicht geöffnet wurde, erhält automatisch ein Löschkennzeichen, das berechnet wird aus dem aktuellen Datum und der konfigurierten Löschfrist für Vorgänge.

Zwei Beispiele:

- Am 1. Mai 2022 erhält ein Vorgang, der seit dem 1. Mai 2021 nicht mehr geöffnet wurde, bei einer Löschfrist von 30 Tagen das Löschdatum 31. Mai 2022.

- Am 1. Mai 2022 erhält ein Vorgang, der seit dem 1. Mai 2021 nicht mehr geöffnet wurde, bei einer Löschfrist von 365 Tagen das Löschdatum 1. Mai 2023.

11. Juli 2022

Der AutiSta Zeichensatz unterstützt die Eingabe von lateinischen Buchstaben mit Zusatzzeichen (diakritischen Zeichen), die für die Wiedergabe von Namen aus anderen Sprachen als der deutschen in den Personenstandsregistern erforderlich sind. Die zu verwendenden Zeichen sind durch Transliterationsnormen (ISO) festgelegt.

Für die Speicherung und die Datenübermittlung dieser Zeichen wurde bisher der Standard String.Latin verwendet, allerdings in unterschiedlichen Versionen für die Speicherung in den Personenstandsregistern (XPSR) und für die Übermittlung von Daten aus diesen Registern an andere Standesämter und Behörden (XPS).

Im November 2021 wurde der Standard String.Latin durch die Norm DIN SPEC 91379, die auf dem Standard String.Latin 1.1.1 basiert, abgelöst, sodass nun ein einheitlicher Standard gilt.

Für die Darstellung der Zeichen in den Eingabefeldern wird seit AutiSta 12.0 der Font Calibri verwendet, und für die PDF/As der elektronischen Register und Mitteilungen sowie die Ausdrucke der Font Courier.

Fehlen im AutiSta Zeichensatz Zeichen, die nachweislich zu verwenden sind, werden sie mit dem nächst möglichen Update eingeführt. Dabei sind gegebenenfalls die beiden Fonts anzupassen, sowie die Speicherung in der Datenbank und die Suche in den Suchverzeichnissen.

11. Juli 2022

Geburten und Sterbefälle, die sich auf der Fahrt in einem Fahrzeug ereigneten, werden in dem Standesamt beurkundet, in dessen Bezirk die Mutter oder die verstorbene Person aus dem Fahrzeug gebracht wurden.

Dieses Standesamt teilt dem Standesamt, in dessen Bezirk sich der Personenstandsfall ereignet hat, die Beurkundung formlos mit, denn die Personenstandsverordnung sieht dafür keine spezielle Mitteilung vor und auch keine Regelung, wie mit der Mitteilung zu verfahren wäre. Es liegt demnach im Ermessen des Empfängers, wie er organisatorisch mit der Information umgeht, um bei einer späteren Anfrage, zum Beispiel auf Ausstellung einer Urkunde, auf das den Eintrag führende Standesamt verweisen zu können.

Immer wieder zur Diskussion steht eine Referenzbeurkundung im Standesamt des Ereignisses. Damit könnten Anfragen beim Ereignisstandesamt an das den Eintrag führende Standesamt verwiesen werden.

In Erwartung einer späteren Regelung zur Errichtung von Referenzeinträgen wurde als Übergangslösung im Fachverfahren das Hilfskonstrukt der referenzierten Standesämter eingeführt. Mit diesem komplexen Verfahren konnte die Tabelle der verwalteten Standesämter um fiktive Standesämter erweitert werden. Mit AutiSta 12.0 wurde diese Speicherung von Daten außerhalb des Registers eingestellt, mit AutiSta 12.2 wird der Referenzeintrag nun gelöscht.

Damit kann auf die bisher dort eingetragenen Referenzstandesämter nicht mehr zugegriffen werden.

11. Juli 2022

Um die Möglichkeit der Verwendung von Kopfbögen im Fachverfahren zu prüfen, wurde eine repräsentative Anzahl von Schreiben von Städten und Gemeinden daraufhin analysiert, ob sich ein Muster ergeben könnte. Dabei wurde festgestellt, dass die Kopfbögen hinsichtlich der Absenderangaben, der Kontaktdaten, des Betreffs und des für den Inhalt verbleibenden Raums so unterschiedlich gestaltet sind, dass sie mit den Mitteln des Fachverfahrens nicht bedient werden können.

Das einfache Schreiben, das AutiSta als Begleitschreiben bei der Übersendung von Urkunden und zur Unterrichtung der ausländischen Eltern nach dem Erwerb der deutschen Staatsangehörigkeit des Kindes (§ 4 Abs. 3 StAG) anbietet, wird in einem neutralen Standardlayout erzeugt, wie auch alle anderen Dokumente, die das Standesamt ausstellt.

23. September 2021

Das Programm für das Familienbuchabgabeverzeichnis wurde 2007 eingerichtet, um das Versenden der Familienbücher an das Standesamt der Eheschließung zu unterstützen. Das ist fünfzehn Jahre her. Seit 2013 sollte der Umzug dieser Karteikarten endgültig abgeschlossen sein, und außerdem sollen die Familienbücher, die seit dem 1. Januar 2009 als Heiratseinträge fortgeführt werden, möglichst nacherfasst werden.

Weil es Standesämter gibt, die vor 2009 kein Suchverzeichnis für Heiratseinträge, sondern nur für Familienbücher angelegt hatten, und weil immer wieder nach Informationen über den Verbleib gesucht wird, bleibt das Verzeichnis derzeit als reines Suchverzeichnis noch bestehen. Es wird nicht fortgeführt und kann auch nicht ergänzt werden. Über die Funktion Details werden mit AutiSta 12.0 zusätzlich die aktuellen Angaben angezeigt.

21. Juli 2021

Schritt 1

 

Abb. 1

Um einen Eintrag, der mit falschen Registrierungsdaten nacherfasst wurde (falsche Registernummer oder falsches Standesamt), still zu legen, wird im Bereich GB (ebenso in EB, LB und SB) das Steuerfeld Verfügung Stilllegung angekreuzt. Außerdem wird der entsprechende Anlass der Beurkundung ausgewählt.

 

Abb. 2

Die Abfrage bei der Verfügung im Bereich GB wird mit ja beantwortet.

Im Suchverzeichnis wurde der stillgelegte Eintrag mit s gekennzeichnet.

Schritt 2

 

Abb. 3

Der Eintrag, dessen Registrierungsdaten versehentlich verwendet wurde, muss nacherfasst werden. Dabei muss das richtige Standesamt ausgewählt und die Eintragsnummer zweimal eingegeben werden.

 

Abb. 4

Das Register weiß, dass ein Eintrag mit diesen Registrierungsdaten stillgelegt wurde. Es vergibt automatisch die Eintragsnummer mit Suffix (-1). Danach wird der Eintrag, dem die Nummer weggenommen wurde, nacherfasst.

Schritt 3

Der Eintrag, der nacherfasst werden sollte, wird anschließend mit seinen korrekten Registrierungsdaten nacherfasst.

25. Mai 2021

Mit der Einführung elektronischer Sammelakten rückte der Inhalt der Sammelakte, bisher nur allgemein geregelt, in den Blickpunkt. Und da Digitalisierung von Ordnungssystemen zuallererst mit Ordnung zu tun hat, musste nach einem allgemeingültigen Ordnungssystem gesucht werden, das für alle Sammelakten einen Rahmen setzen kann.

Das System, das mit AutiSta 11.5 eingesetzt wurde, hat sich vom Grundsatz her bereits bewährt. Dass einzelne Tabellen noch angepasst und ergänzt werden müssen, steht dem nicht entgegen. Die Erfahrungen, die die Standesämter jetzt damit machen, werden bei der Weiterentwicklung berücksichtigt.

Da alle Felder für die Nachweise freie Textfelder sind, kann der Inhalt dem jeweiligen Erfordernis entsprechend angepasst werden.

18. November 2020

Die verschiedenen Druckermodelle, die in den Standesämtern eingesetzt werden, verarbeiten Druckaufträge in Papierformaten, die nicht DIN A4 entsprechen, sehr unterschiedlich. Deshalb sieht AutiSta spezielle Einstellungen für die im Standesamt benötigten Formate vor.

Die Konfiguration des Druckers (Konfiguration, Arbeitsplatz, Drucker) bietet mit der Funktion Erweitert für die einzelnen Druckziele, hier Urk_Dok (Urkunden im Dokumentformat), weitere Möglichkeiten der Feinjustierung an.

In dem Feld Format erzwingen wird das gewünschte Format aus der Liste ausgewählt, hier A5. Danach werden auch die beiden Hinweiszeilen auf der Eheurkunde im Dokumentenformat ausgedruckt.

05. November 2020

In der IzA wird unter 5.4 Individuelle Erklärungen die Änderung der Codetabellen beschrieben:

>In den Standesamtsdaten wurde bisher für die verschiedenen Nutzungen eine einzige Codetabelle angeboten, die, wenn sie genutzt wurde, unübersichtlich war.

Für diese individuellen Standardtexte werden jetzt vier neue Codetabellen angeboten, die kontextabhängig aufgerufen werden, nämlich eine Tabelle für die Versicherungen an Eides statt, eine für die Begleitschreiben Urkunden, für die Unterrichtung zu § 4 Abs. 3 StAG und für die Mitteilung an Eheschließende mit den Formularen 11/122 und 11/123.

Achtung: Wenn die Tabelle Erklärungen genutzt wird, muss sie einmalig auf diese vier neuen Tabellen aufgeteilt werden.<

Die Tabellen wurden mit Mustertexten ausgeliefert, die in den AutiSta 11.4 Anleitungen für jede Tabelle beschrieben sind.

Die Texte aus der Tabelle Erklärungen können mit Copy und Paste in die neuen Tabellen übertragen werden.