DiRegiSta

Vorbemerkung

Die Digitalisierung von Verwaltungsleistungen der öffentlichen Hand nach dem Onlinezugangsgesetz (OZG) setzt voraus, dass elektronische Daten verfügbar sind; im Standesamt geht es um die elektronischen Personenstandsregister, die zum 1. Januar 2009 eingeführt wurden.

Seit dem 1. November 2022 sieht das Personenstandsgesetz grundsätzlich vor, die Altregister nachzuerfassen, zwingend bei jeder Folgebeurkundung, der Ausstellung von Urkunden und beim elektronischen Datenabruf.

1. Zusatzmodul DiRegiSta zu AutiSta

Mit dem Zusatzmodul DiRegiSta wird AutiSta durch ein Verfahren ergänzt, mit dem die Nacherfassung der als Heiratseintrag fortgeführten Familienbücher und der Geburtenbücher beschleunigt werden kann.

Die Schnittstelle zur Übernahme der Daten in AutiSta ist Bestandteil von DiRegiSta.

Da das Modul nur zum Zweck der Nacherfassung von Altregistern eingesetzt wird und nach Abschluss dieser Aufgaben nicht mehr benötigt wird, wird der Einsatz im Rahmen eines Projekts betrieben.

2. Bestandteile von DiRegiSta

2.1 Die OCR-Komponente

Mit Hilfe eines OCR-Systems liest der CxP-Server (eine Serverkomponente der Firma inovoo) aus den Bilddateien (im TIFF-Format) der eingescannten Registereinträge die für die Nacherfassung relevanten Daten aus.

Das Ergebnis wird in einer Übergabedatei im XML-Format zusammen mit dem Kontrollbild im PDF/A-Format an den Posteingang von AutiSta übergeben.

2.2 AutiSta Posteingang und Speicherung im elektronischen Register

Die mit DiRegiSta erzeugten Daten werden vom Posteingang in die jeweiligen Nacherfassungsbereiche EF und GF übernommen, vom Standesbeamten geprüft, gegebenenfalls korrigiert und ergänzt. Durch Verfügung in das elektronische Register mittels qualifizierter elektronischer Signatur wird die Nacherfassung des Haupteintrags abgeschlossen.

Randvermerke werden als Folgebeurkundung im Rahmen der Nacherfassung manuell eingetragen.

2.3 Abgrenzung

DiRegiSta verfügt über Erfahrungen mit Geburtenbüchern ab 1990 und Familienbüchern ab 1994. Alteinträge, die mit der Schreibmaschine oder handschriftlich erzeugt wurden, eignen sich nicht für die Nacherfassung mit DiRegiSta.

3. Der Systembetrieb

Die Serverkomponente von DiRegiSta wird im Rechenzentrum des Betreibers von AutiSta installiert. Das System ist mandantenfähig, so dass mit einer Installation alle Standesämter eines Rechenzentrums angeschlossen werden können.

4. Projektorganisation

4.1 Projektbeteiligte

Standesamt X

als Auftraggeber

Verlag für Standesamtswesen

als Leiter des Projekts

Scandienstleister

zum Einscannen der Einträge und Bereitstellen der TIFF-Dateien

inovoo

Zur Bereitstellung der Software, Konfiguration der Mandanten und zum Training des OCR-Systems auf Varianten der Einträge

Rechenzentrum

für den Betrieb von AutiSta, den Betrieb CxP-Server und die Überwachung der Verarbeitung

4.2 Projektablauf

  • Festlegung des Projektumfangs (wieviele Einträge welcher Bücher aus welcher Zeit) durch das Standesamt
  • Abgabe eines verbindlichen Angebots an den AutiSta-Betreiber des Standesamts durch den Verlag
  • Kickoff-Workshop mit allen Beteiligten nach Beauftragung
  • Abstimmung der Anforderungen an die Digitalisate mit dem Scandienstleister und Planung der Paketierung
  • Installation der CxP-Server in der Test- und Produktivumgebung des Betreibers
  • Freigabe des Produktivsystems zur Nutzung nach Prüfung der OCR-Ergebnisse im Testsystem
  • Lieferung der Scans in der verabredeten Paketierung durch den Scandienstleister
  • Verarbeitung der Dateien im Standesamt unmittelbar vom Posteingang DiRegiSta aus

Ob anhand einer Auswahl von Scans im Standesamt ein sogenanntes GoldenFile erstellt werden muss, um die für die Übernahme der Daten erforderlichen OCR-Ergebnisse zu erreichen, hängt von der Qualität der originalen Einträge ab.

5. Kosten

Die Nutzungsgebühr für DiRegiSta bemisst sich nach der Menge der zu verarbeitenden Dokumente.

Für Softwarewartung wird eine jährliche Pauschale von 10 % der vereinbarten Nutzungsgebühr während der Projektlaufzeit erhoben. Die Projektlaufzeit beträgt bis zu 4 Jahre.