4. Juli 2025

Der Formularserver wird in AutiSta über das Menü Extras/Formularserver aufgerufen. Im Anschluss öffnet sich der von Rechenzentrum hinterlegte Internetbrowser. Die Weiterleitung auf die Webseite des Formularservers erfolgt automatisch.

Beim Aufruf eines Formulars in dem Formularserver wird die zugehörige PDF-Datei geöffnet. Das Formular kann entweder direkt im Browser bearbeitet werden oder erst heruntergeladen und anschließend mit einem externen Programm (z.B. Acrobat Reader) geöffnet werden. 

Wie die PDF-Datei im Internetbrowser geöffnet wird und welches Programm zum Bearbeiten der PDF-Dateien genutzt wird, kann administrativ festgelegt werden. Abhängig davon, ob der lokal installierte Browser am Standesamtsrechner gestartet wird oder der Browser auf den Terminalservern des Rechenzentrums, ist entweder die IT-Abteilung der Gemeinde oder die Administration im Rechenzentrum zuständig.

Eingabe diakritischer Zeichen

Zur Eingabe diakritischer Zeichen wird die Windows-Zeichentabelle verwendet. Diese wird mit der Tastenkombination Windows-Taste + R und anschließender Eingabe des Befehls charmap geöffnet.

Das gewünschte Zeichen wird in der Zeichentabelle ausgewählt, über Strg+C in die Zwischenablage kopiert und mit Strg+V an der entsprechenden Stelle im Formular eingefügt.

4. Juli 2025

Aus unterschiedlichen Gründen wird die Bearbeitung eines Personenstandseintrags in AutiSta gelegentlich nicht korrekt abgeschlossen.

Befindet sich ein Personenstandseintrag deshalb noch im Zustand der Bearbeitung – etwa, weil eine Nacherfassung nicht abgeschlossen oder eine (Folge-)Beurkundung noch nicht vollständig verfügt wurde – wird dieser automatisch durch das Registerverfahren für eine weitere Bearbeitung gesperrt. 

Die Anlegung eines neuen Vorgangs zu dem Personenstandseintrag ist nicht möglich.

Wurde die Bearbeitung des Eintrags versehentlich nicht ordnungsgemäß abgeschlossen ist die Eintragssperre manuell zu lösen.

Die manuelle Aufhebung der Eintragssperre ist über den Menüpunkt „Register > Eintragssperren lösen“ möglich. Danach kann ein neuer Vorgang erstellt werden.

4. Juni 2025

Die Registernummern werden vom Registerverfahren vergeben und damit für einen bestimmten Eintrag reserviert. Kommt dieser Eintrag dann nicht zustande, kann die Nummer nicht für einen anderen Eintrag verwendet werden. Sie wird im Jahresabschluss als nicht verwendete Eintragsnummer ausgewiesen.

14. Mai 2025

Mit dem Update auf AutiSta 12.7 musste eine Major-Version der Schnittstelle XPSR umgesetzt werden mit vielen für den Anwender unsichtbaren Änderungen. Und es mussten neue Prozesse zur Bearbeitung eines neuen Namensrechts eingeführt werden, dessen Regelwerk so umfänglich und so unübersichtlich ist, dass es nicht gelingen konnte, in dem vorhandenen Zeitrahmen für alle Fallkonstellationen eine Lösung im Programm anzubieten. Aus diesen Gründen war es auch nicht möglich, für alle Fälle eine Anleitung vorzusehen.

1. Anlass der Beurkundung bei Namensänderungen

Mit dem Datenfeld Anlass der Beurkundung wird der Inhalt der Folgebeurkundung in den Eintrag eingeordnet und entspricht damit dem Grundsatz, dass der Eintrag die Fakten enthält. Die Zusammenhänge und das Zustandekommen der Änderung werden in der Sammelakte aufbewahrt. Deshalb ist es zum Beispiel ausreichend, für die neuen Namensänderungen im Geburtenregister den Anlass Änderung des Namens des Kindes zu verwenden.

2. EA, Deutsche mit Wohnsitz im Ausland

Das Fachverfahren berücksichtigt im Bereich EA Art. 10 Abs. 1 EGBGB noch nicht. Wenn Deutsche, die im Ausland leben, in Deutschland die Ehe schließen wollen, wird, als vorübergehender Workaround, die Angabe der Staatsangehörigkeit weggelassen und damit die Maske zum Recht der Namensführung mit der Möglichkeit der Rechtswahl aufgerufen. Auf der Niederschrift der Anmeldung fehlt dann allerdings die Angabe der Staatsangehörigkeit.

3. Namenserklärungen volljähriger Personen

Mit dem Ansturm Volljähriger auf Namensänderungen war nicht gerechnet worden. In Kürze wird ein Formular für die Wiederannahme des Namens, der vor der Annahme als Kind geführt wurde, im Formularserver zur Verfügung stehen (16/677), sowie ein Formular für die Neubestimmung nach Auflösung der Ehe der Eltern (§ 1617d Abs. 3 BGB, 16/650).

4. Familienrechtliche Zuordnung

Im Bereich EB, der mit dem nächsten Update überarbeitet werden soll, wird das Datenfeld für die familienrechtliche Zuordnung derzeit nur auf der Maske für Änderungen der Namen in der Ehe angeboten.

5. Getrennte Zustimmungen und Einwilligungen

Getrennte Einwilligungen zu den neuen Namenserklärungen gibt es noch nicht. Es wird versucht, rasch ein Formular im Formularserver zur Verfügung zu stellen, dass für alle Einwilligungen verwendet werden kann.

15. Mai 2025

Für einzelne Fallkonstellationen werden noch Formulare in den Formularserver eingestellt (mit so vielen Volljährigen war zunächst einfach nicht gerechnet worden).

Das gilt für die Anschlusserklärung eines Volljährigen an die Namensänderung eines Elternteils nach Auflösung der Ehe der Eltern (16/650).

Das Gleiche gilt für die Erklärung Volljähriger, nach Adoption den vor der Adoption geführten Geburtsnamen wieder anzunehmen.

Wenn es sich herausstellt, dass weitere Formulare erforderlich sind, würde entsprechend verfahren.

Es ist vorgesehen, diese Erklärungen mit dem nächsten Update im Fachverfahren zu integrieren.

6. Mai 2025

Während der Arbeit an den Erklärungen zum neuen Namensrecht für das Update auf AutiSta 12.7 stellten sich bis zum Schluss immer wieder neue Erkenntnisse darüber heraus, wie schnell wie häufig wie dringend bestimmte Erklärungen zu beurkunden sein würden.

Dabei wurde zum Beispiel der Wunsch nach Rückbenennung durch volljährige Personen unterschätzt. Zum Zeitpunkt der Manuskripterstellung der Update Anleitungen waren diese Erklärungen noch mit der Nummer 16/1642a für den Formularserver vorgesehen. Dann wurden sie mit der Formularnummer 16/675 doch noch im Bereich BT implementiert (§ 45 Abs. 1 Nr. 9 PStG).

Formulare, die sich über das aktuelle Angebot hinaus als erforderlich herausstellen, zum Beispiel für die Fälle des § 1617d Abs. 3 BGB und des Art. 229 § 67 Abs. 6 EGBGB, werden so schnell wie möglich im Formularserver eingestellt.

Legende

1 = Formularnummer, 2 = § 45 Abs. 1 Nr., 3 = Formularbezeichnung, 
4 = in GE oder BT implementiert, 5 = nur im Formularserver

* = GE und BT

5. Mai 2025

Dass das Mai-Update von AutiSta unter erheblichem Zeitdruck gelitten hat, wurde schon angesprochen. Dem ist auch das Fehlen der Anschriftenmaske für das Begleitschreiben im Bereich GE geschuldet. Ein Hotfix wird so schnell wie möglich Abhilfe schaffen.

Das Gute daran: Auf diese Weise erfahren wir, dass das Begleitschreiben genutzt wird.

2. Mai 2025

Das Mai-Update von AutiSta, das in der Regel weitgehend technischen Anpassungen vorbehalten ist und nicht stichtagsbezogen ausgeliefert werden muss, musste in diesem Jahr ein Gesetz berücksichtigen, das ungewöhnlich viele und ungewöhnlich unklare Einzelregelungen enthält, für die der Zeitrahmen zu schmal war.

Da versucht wurde, so viele der neuen Anforderungen wie möglich umzusetzen und so wenig wie möglich auf den Formularserver auszuweichen, konnten einfach nicht alle Änderungen am Programm mit der erforderlichen Sorgfalt getestet und damit nicht alle Fehler vermieden werden. Das wird schon am ersten Tag des Updates deutlich.

Es können deshalb auch nicht alle Fachanfragen individuell beantwortet werden. Sie werden aber alle beantwortet, je nach Dringlichkeit in Kürze mit einem Hotfix oder mit dem nächsten Update, das ja bereits vorbereitet wird.

2. Mai 2025

Die Kontrollblätter wurden auf Anregung eines Großstadtstandesbeamten eingeführt, der den Wunsch hatte, vor dem Verfügen auf einen Blick den gesamten Sachverhalt eines Beurkundungsvorgangs prüfen zu können.

Diese Kontrollblätter, für die es keine Rechtsgrundlage gibt und die auch nicht den ganzen Datensatz eines Vorgangs enthielten, aber als Nachweisdokument in der Sammelakte abgelegt wurden, führten jedoch leider dazu, dass der Eintrag selbst nicht mehr sorgfältig geprüft wurde.

Damit der Anteil an Berichtigungen, mit all den Problemen, die damit verbunden sind (zum Beispiel im Bereich der Berichtigungsnachrichten) wieder abnimmt, wurden die Kontrollblätter, die nur scheinbar Sicherheit versprechen, mit AutiSta 12.7 eingestellt.

20. März 2025

In dem Feld PLZ Sterbeort werden drei Möglichkeiten angeboten, die Postleitzahl und die AGS des Sterbeorts aus den vorhandenen Daten zu übernehmen.

Abb.1

Mit der Funktion Plus (>+<) werden die Daten aus den Standesamtsdaten übernommen (Einrichtung, Stammdaten und AGS der eigenen Meldebehörde).

Diese Funktion ist für Sterbefälle vorgesehen, die weder in einer Einrichtung (siehe unten) noch in der Wohnung der verstorbenen Person eingetreten sind,

In Großstädten wird diese Funktion möglicherweise nicht ausreichen.

Mit der Funktion Pluscode (>++<) werden die Postleitzahl und die AGS übernommen, die für Krankenhäuser usw. in den Standesamtsdaten gespeichert sind (Einrichtung, Codetabellen Einrichtung). Diese Übernahme ist für die Sterbefälle in Krankenhäusern und Altersheimen vorgesehen.

Mit der Funktion Gleich (>#<) werden die Angaben aus der Wohnanschrift der verstorbenen Person übernommen. Diese Übernahme steht für die Sterbefälle in der Wohnung der verstorbenen Person zur Verfügung.

17. Dezember 2024

Da es zunächst nicht klar war, ob nach einer Änderung des Geschlechtseintrags für die Bescheinigungen ein Offenbarungsverbot wie nach dem TSG gelten würde, wird für Bescheinigungen nach dem SBGG noch kein spezielles Formular angeboten.

Mit dem Update auf AutiSta 12.7 zum 1. Mai 2025 wird ein Formular, das sowohl die Namen als auch das Geschlecht vor und nach der Änderung angibt, speziell für diesen Zweck angeboten werden.

Bis dahin kann eine Bescheinigung mit den Namen vor und nach der Beurkundung ausgestellt werden, wie im Folgenden beschrieben.

Abb. 1

Auf der Eingangsmaske im Bereich GU wird das Feld Bescheinigung nach § 45 oder § 45a PStGangekreuzt. Damit wird die Maske Angaben für Bescheinigungen über die Namensführungaufgerufen.

Das Feld nach § 45b PStG wird nicht gesperrt, weil damit Bescheinigungen nach dem TSG ausgestellt werden, die vielleicht noch ausgestellt werden müssen.

Abb. 2

Auf der Maske für die Bescheinigung werden die Namen vor der Änderung ergänzt, die Namen nach der Änderung werden mit der Funktion Gleich (#) aus den Registerdaten übernommen.

Abb. 3

Auf der Verfügungsmaske wird die Bescheinigung 16/680 zum Ausdruck verfügt.

Abb. 4

Die Bescheinigung 16/680 enthält die Namen vor und nach der Änderung.

29. November 2024

Bei der Anmeldung der Eheschließung geben die Eheschließenden Erklärungen über die von ihnen beabsichtigte Namensführung in der Ehe ab.

Im Folgenden Beispiele, wie das neue Namensrecht bei der Anmeldung der Eheschließung und der Vorbereitung der Eheschließung berücksichtigt werden kann.

Abb. 1

Die Ehegatten wollen einen Doppelnamen ohne Bindestrich bestimmen.

Das Feld Namensbestimmung lässt zwar beliebig lange Texte zu, das Feld zeigt mit der aktuellen Version von AutiSta jedoch nur einen Teil davon an (dem bisherigen Bedarf geschuldet.)

Abb. 2

Auf der Anmeldung der Eheschließung wird wie bisher die vorgesehene Namensführung ausgegeben, hier der Doppelname für beide Eheschließende.

Abb. 3

Alle Angaben aus dem Bereich EA werden wie bisher in den Bereich EE übernommen.

Auch im Bereich EE ist das Feld Namensbestimmung noch zu kurz, es enthält aber den gesamten Text.

Die Tabelle, die im Feld Erklärung aufgerufen wird, enthält die neuen Möglichkeiten noch nicht. Sie müssen erst noch formuliert werden.

Abb. 4

Die Erklärung für die Niederschrift der Eheschließung übernimmt wie bisher den Text aus dem Feld Erklärung und den Doppelnamen aus den Familiennamen der Ehegatten, die jetzt beide auch einen Geburtsnamen führen.

Abb. 5

Die Namensbestimmung wird in den Hinweis im Eheeintrag aufgenommen.

26. November 2024

Das Selbstbestimmungsgesetz, das am 1. November 2024 in Kraft getreten ist, ersetzt das Transsexuellengesetz. Deshalb wurde (voreilig) die Maskenfolge geändert, sodass TSG-Fälle nicht mehr bearbeitet werden konnten.

Mit dem Hotfix 12.62, das am 22. November an die Betreiber ausgeliefert wurde, ist der Fehler behoben.

Zwar enthält die Codetabelle für den Anlass der Beurkundung im Bereich GS die folgenden Anlässe nicht mehr:

• Änderung der Geschlechtszugehörigkeit und der Vornamen des Kindes (§ 8 TSG),
• Änderung der Vornamen des Kindes (§ 1 TSG),
• Änderung der Geschlechtszugehörigkeit des Kindes (§ 8 TSG).

Wenn ein Geburtseintrag mit einem Randvermerk nach dem TSG nacherfasst werden soll, kann der entsprechende Anlass manuell eingegeben werden.

Abb. 1

Das gilt sowohl für einen Eintrag, dessen Nacherfassung noch nicht abgeschlossen ist, als auch für einen Eintrag, bei dem es sich um die Eintragung einer Folgebeurkundung noch nach dem TSG handelt.

Das Feld rechtliche Grundlage zB zeigt in diesen Fällen nichts an. Der Inhalt dient aber auch nur als Richtschnur und wird nirgends ausgegeben.