DiRegiSta (Digitalisierung der Register im Standesamt)

Vorbemerkung

Mit dem Onlinezugangsgesetz (OZG) hat die Bundesregierung rechtliche Grundlagen geschaffen, damit Bürger und Unternehmen möglichst viele Verwaltungsleistungen online in Anspruch nehmen können. Damit die Standesämter die Anliegen der Bürger möglichst effizient bearbeiten können, sollten die Personenstandsregister aus der Zeit vor 2009 so weit wie möglich digitalisiert werden.

1. Die Aufgaben

Mit dem Modul DiRegiSta bietet der Verlag als Ergänzung zu AutiSta ein Verfahren an, mit dem die Nacherfassung von Alteinträgen beschleunigt werden kann.

In der ersten Ausbaustufe wird die Digitalisierung der als Heiratseintrag fortgeführten Familienbücher unterstützt, mit der zweiten ist die Digitalisierung der Geburtenbücher vorgesehen.

Das Verfahren unterstützt sowohl die anlassbezogene Nacherfassung einzelner Alteinträge, die sich besonders für die Familienbücher eignet, die nicht nach Beurkundungsjahrgängen abgelegt sind, als auch die systematische Nacherfassung ganzer Jahrgänge, die sich besonders für die Geburtenbücher anbietet.

Der Einsatz des Moduls ist spätestens dann abgeschlossen, wenn die Familienbücher (ab 1958) und die Geburtenbücher (von einem noch festzulegenden Zeitpunkt an) nacherfasst sind.

2. Die Vorteile

Wesentliche Eckpunkte digitalisierter Verwaltungen sind elektronische Register und die digitale Datenübermittlung zwischen den Behörden.

Die Standesämter in Deutschland arbeiten bereits seit 2009 mit elektronischen Personenstandsregistern und nehmen insofern eine Vorreiterrolle in der Kommunalverwaltung ein. Solange in der täglichen Arbeit gleichzeitig mit auf Papier geführten Alteinträgen gearbeitet werden muss, werden die Vorteile der Digitalisierung jedoch ausgebremst.

Die technische Unterstützung der Nacherfassung von Altregistern, die, je nach Aufbewahrungsfrist, noch lange für Folgebeurkundungen und Urkundenausstellungen fortzuführen sind, kann die Arbeitsabläufe im Standesamt spürbar beschleunigen.

Als Teil einer Gesamtstrategie der Gemeinde könnte diese Ergänzung zum Fachverfahren auch über das Digitalisierungsbudget eingebracht werden.

3. Bestandteile von DiRegiSta

3.1 Die OCR-Komponente

Zentraler Bestandteil des Systems ist die Serverkomponente CxP-Server. Der CxP-Server liest aus den Bilddateien der eingescannten Registereinträge mit Hilfe eines OCR-Systems die für die Nacherfassung relevanten Daten aus.

Das Ergebnis wird in einer Übergabedatei im XML-Format nach dem Standard XPSR zusammengefasst. Diese Datei und das eingescannte Kontrollbild werden an den Posteingang von AutiSta übergeben.

3.2 Das Scanmodul

Die Personenstandseinträge müssen nach den Qualitätsanforderungen des CxP-Servers eingescannt werden, um eine ausreichende Zuverlässigkeit der ausgelesenen Daten zu gewährleisten.

Für das anlassbezogene Scannen am Arbeitsplatz enthält DiRegiSta das Scanmodul, eine optionale Clientkomponente, das am Arbeitsplatz installiert wird und einen zusätzlichen Scanner erfordert.

4. Der AutiSta Posteingang und die Beurkundung

Die mit DiRegiSta erzeugten und bereitgestellten Daten werden im Posteingang in AutiSta angezeigt und von dort in den Nacherfassungsbereich von AutiSta übernommen. Dort werden die vom CxP-Server gelieferten Daten von einer Standesbeamtin oder einem Standesbeamten geprüft, gegebenenfalls korrigiert und ergänzt.

Durch Verfügung in das elektronische Register mittels qualifizierter elektronischer Signatur wird die Nacherfassung der Erstbeurkundung abgeschlossen. Etwaige Vermerke und Randvermerke werden als Folgebeurkundung nacherfasst.

5. Der Betrieb des Systems

Die Serverkomponente von DiRegiSta wird in den Rechenzentren der Betreiber von AutiSta installiert und betrieben. Das System ist mandantenfähig, so dass mit einer Installation alle Standesämter eines Rechenzentrums angeschlossen werden können.

6. Lizenzumfang

Da die Verwendung des Moduls auf Grund seiner Aufgabe zeitlich begrenzt ist, wird es anders berechnet als AutiSta. Für die Serverkomponente CxP-Server wird eine jährliche Lizenzgebühr erhoben, die sich nach der Einwohnerzahl des Standesamtes richtet. Diese enthält folgende Leistungen:

  • Installation des Systems im Rechenzentrum des AutiSta-Betreibers
  • Produktsupport im Fehlerfall
  • Die Softwarepakete der OCR-Komponente
  • Updates und Updateschulungen zu neuen Versionen

7. Einführung und Organisation des Projekts

Da DiRegiSta in gewisser Weise individuell wie ein Projekt betrieben wird, muss bei der Einführung, abhängig von den Abläufen im Standesamt und von der Ausbaustufe zuerst geklärt werden,

  • ob die Einträge am Arbeitsplatz oder von einem externen Dienstleister gescannt werden sollen,
  • wie der CxP-Server auf die speziellen Einträge eines Standesamtes trainiert werden soll,
  • welche Standesbeamten die Prüfungsarbeiten und das Signieren durchführen und entsprechend geschult werden müssen,
  • wie in Abhängigkeit von der erforderlichen Bandbreite die gescannten Dokumente an das Rechenzentrum übertragen werden.

Diese Fragen werden in einem eintägigen kostenpflichtigen Workshop zwischen dem Standesamt, dem Rechenzentrum, dem Verlag und eventuell weiteren externen Dienstleistern abgestimmt. Aus diesem ergibt sich auch der Umfang der erforderlichen Dienstleistungen für die Umsetzung des Projekts.