Elektronische Sammelakte

Die Sammelakte enthält alle Dokumente, die als Grundlage für eine Beurkundung in einem Personenstandsregister vom Bürger vorgelegt oder dem Standesamt von einer Behörde oder einem Gericht zugeschickt worden sind (§ 6 PStG). Die Sammelakten sind den Einträgen über die Registernummer direkt zugeordnet und sind ebenso lange aufzubewahren wie die Einträge.

In der Sammelakte werden alle Dokumenten aufbewahrt, die nicht ohne Schwierigkeiten wiederbeschafft werden können. Dazu gehören Erklärungen der Bürger, Anzeigen, Anträge, Ablichtungen ausländischer Urkunden, deren Übersetzung sowie Mitteilungen an das Standesamt, die weitgehend elektronisch eingehen.

Die Sammelakte kann auch elektronisch geführt werden (§ 22 PStV).

AutiSta Sammelakte Integration

Mit dem Modul AutiSta Sammelakte Integration wird in Verbindung mit der Vorgangsbearbeitung eine elektronische Sammelakte angelegt, fortgeführt und angezeigt. Papierdokumente werden eingescannt und in das Format PDF/A überführt und elektronischen Dokumenten durch Dateiupload übernommen. Die optionale Anbringung einer digitalen Signatur ist vorgesehen. Die für die Führung und Benutzung der elektronischen Sammelakte erforderlichen Metadaten werden automatisch generiert.

Optionen ermöglichen Anpassungen an individuelle Voraussetzungen.

ePR-Server Sammelaktenarchiv

Das ePR-Server Sammelaktenarchiv speichert die digitalisierten Dokumente im Format PDF/A nach dem ArchiSig-Konzept. Die Einsicht in die Dokumente ist auch unabhängig vom Fachverfahren möglich. Die Zugriffe werden revisionssicher protokolliert.

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