Die elektronische Sammelakte

Für die einzelnen Beurkundungen in den Personenstandsregistern werden besondere Akten geführt, die als Sammelakten bezeichnet werden (§ 6 PStG). Für sie gelten dieselben Aufbewahrungsfristen wie für den Eintrag, zu dem sie gehören.

In den Sammelakten sind die Dokumente aufzubewahren, die Grundlage einer Beurkundung sind und die beurkundeten Daten nachweisen. Sind deren Daten in Niederschriften oder anderen aufzubewahrenden Dokumenten enthalten, oder sind sie leicht wiederbeschaffbar, müssen sie nicht in die Sammelakte aufgenommen werden.

Die Aufnahme der vorgelegten Unterlagen und Nachweise ist fester Bestandteil der Vorgangsbearbeitung in AutiSta. Dabei wird zunächst nicht unterschieden, ob die Sammelakten konventionell auf Papier oder elektronisch geführt werden. Auch die organisatorische Frage der hybriden Aktenführung spielt konzeptionell keine Rolle.

Für die elektronische Sammelakte stehen die Module AutiSta Sammelakte Integration und Sammelakte Langzeitspeicherung im ePR-Server zur Verfügung.

Die Anlegung der Sammelakte

Die vorgelegten Unterlagen werden im Rahmen der Vorgangsbearbeitung ihrem Nachweiszweck entsprechend aufgenommen. Dabei wird, unterstützt durch das Fachverfahren, die Notwendigkeit der Aufbewahrung bewertet.

Welche Dokumente nur geprüft wurden, und welche Dokumente aufzubewahren sind, wird auf der Verfügung für die Sammelakte festgehalten. Dieses Dokument ist grundsätzlich in die Sammelakte aufzunehmen.

Die Sammelakte wird bei der Erstbeurkundung eines Personenstandsfalls angelegt und bei Folgebeurkundungen ergänzt.

Die Anlegung und Fortführung der elektronischen Sammelakte

Wird die Sammelakte elektronisch geführt, wird sie aus der Druckauswahl heraus mit der direkten Übernahme der Schlussverfügung für die Sammelakte angelegt. Mit diesem Dokument wird die Übereinstimmung der in die Sammelakte aufgenommenen Dokumente mit deren Original beglaubigt, die Schlussverfügung selbst wird mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen.

Elektronische Dokumente, die zur Aufbewahrung bestimmt sind, werden aus der Vorgangsbearbeitung heraus in die Sammelakte verfügt, zum Beispiel eingegangene XPS-Nachrichten. Papierdokumente werden eingescannt und durch Dateiupload in die Sammelakte eingestellt.

Der Prozess der Verfügung bei Folgebeurkundungen entspricht dem Prozess bei der Erstbeurkundung, sofern für den Eintrag bereits eine elektronische Sammelakte vorhanden ist. Die Neuanlegung im Rahmen einer Folgebeurkundung ist nicht vorgesehen.

Die elektronische Sammelakte unterscheidet für jedes Dokument zwischen dem Status eingestellt und aufbewahrt. Dokumente mit dem Status aufbewahrt können grundsätzlich weder verändert noch gelöscht werden.

Die vorläufige elektronische Akte

Vor Abschluss der Beurkundung und Speicherung im elektronischen Register können Dokumente in eine vorläufige elektronische Akte aufgenommen werden, die an Stelle der Registernummer die Vorgangsnummer als Ordnungsmerkmal führt.

Die Ergänzung der elektronischen Sammelakte

Weitere Dokumente können jederzeit in die elektronische Sammelakte aufgenommen werden. Sie können einzeln beglaubigt werden.

Das Hinzufügen von Dokumenten zur elektronischen Sammelakte ist nur durch Standesbeamte mit der Berechtigungsstufe A möglich (§ 14 PStV). Ein lesender Zugriff erfordert die Berechtigungsstufe C.

Die dauerhafte Aufbewahrung im Sammelaktenarchiv des ePR-Servers

Die elektronische Sammelakte wird im Sammelaktenarchiv des ePR-Servers gespeichert. Die Unveränderbarkeit der Dokumente wird durch die kryptographischen Methoden des ePR-Servers gewährleistet.

Damit werden in dem Langzeitspeicher der Sammelakte dieselben Schutzmechanismen angewendet wie bei der Speicherung der Personenstandseinträge im elektronischen Personenstandsregister.

Elektronische Sammelakte